Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy khác nhau như thế nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp đang đứng trước 2 lựa chọn quan trọng trong quản lý chứng từ: Sử dụng hóa đơn giấy truyền thống hoặc chuyển sang hóa đơn điện tử hiện đại. Để giúp bạn có cái nhìn rõ ràng, bài viết này sẽ phân tích chi tiết bản chất, điểm giống và khác nhau cũng như lý do vì sao hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến.

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi lựa chọn loại hóa đơn phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của 2 loại hóa đơn (HĐ) này, từ đó so sánh chuẩn xác và áp dụng hiệu quả

Hóa đơn giấy là gì?

Hóa đơn giấy vốn quen thuộc với doanh nghiệp Việt Nam từ nhiều năm qua. Đây là loại chứng từ kế toán được in trên giấy nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật.

Các loại hóa đơn giấy thường gặp gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
• Hóa đơn bán hàng
• Các loại khác: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

Hóa đơn giấy tồn tại dưới hai hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in. Dù phổ biến, song loại hóa đơn này cũng tiềm ẩn không ít rủi ro trong quá trình lưu trữ, vận chuyển và sử dụng.

Tìm hiểu hóa đơn giấy là gì? (Nguồn: Bizzi)

Hóa đơn điện tử là gì?

Cũng có cùng bản chất với hóa đơn giấy nhưng thay vì thể hiện bằng văn bản in ấn, hóa đơn điện tử lại được khởi tạo, ký số, lưu trữ và gửi nhận hoàn toàn trên phương tiện điện tử.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ký số theo quy định pháp luật và được lưu trữ trên hệ thống thông tin.”

Có hai hình thức chính của hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Nhờ sự tiện lợi và tính an toàn, loại hóa đơn này đang dần thay thế hóa đơn giấy trong nhiều lĩnh vực kinh doanh.

Hóa đơn điện tử là gì? (Nguồn: Viettel)

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy chi tiết

Dù khác hình thức, nhưng 2 loại hóa đơn này có nhiều điểm chung:

• Cùng mục đích sử dụng: Đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo luật kế toán.
• Cùng đối tượng áp dụng: Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có hoạt động kinh doanh, mua bán đều có thể sử dụng.

Khi so sánh chi tiết, bạn sẽ thấy nhiều điểm khác biệt quan trọng. Cụ thể:

Doanh nghiệp nên chọn hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy?

Thực tế, xét về xu hướng và lợi ích, hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu thế vượt trội. Sau đây là một số lợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho, bảo quản.
• Tiết kiệm thời gian: Xuất và tra cứu nhanh chóng, gửi nhận tức thời.
• Tăng tính bảo mật: Chữ ký số an toàn, hạn chế tối đa gian lận và giả mạo.
• Thuận tiện quản lý: Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, quản trị.
• Phù hợp chủ trương số hóa: Đáp ứng quy định bắt buộc về chuyển đổi hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính.

Trong khi đó, hóa đơn giấy vẫn có thể phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch hoặc khi chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ. Tuy nhiên về lâu dài, việc duy trì hóa đơn giấy sẽ không còn tối ưu.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu thế vượt trội (Nguồn: MobiFone)

FAQ – Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

1. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Có. Hóa đơn điện tử được pháp luật công nhận tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đủ yêu cầu về nội dung và có chữ ký số theo quy định.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn điện tử không?

Theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, hầu hết doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, trừ một số trường hợp đặc biệt.

3. Nếu mất dữ liệu hóa đơn điện tử thì có thể khôi phục lại không?

Có. Hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung và có thể sao lưu nhiều lớp. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, doanh nghiệp vẫn có thể khôi phục lại từ hệ thống.

Qua việc so sánh chi tiết, có thể thấy hóa đơn điện tử vượt trội hơn hẳn hóa đơn giấy về tính tiện lợi, an toàn và chi phí. Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ, việc nhanh chóng áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động mà còn đáp ứng đúng chủ trương của Nhà nước.

Xem thêm: 

Làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ?

Người nộp thuế có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử ở đâu?