Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và minh bạch. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xác định một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không. Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro về pháp lý và tài chính. Vậy làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Tiêu chí nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ
Để trả lời cho câu hỏi làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ, cần dựa vào các quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ? (Nguồn: Cổng Thông tin điện tử Chính phủ)
Làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ?
Dưới đây là các tiêu chí quan trọng để xác định đúng những hóa đơn điện tử hợp lệ:
- Được phát hành bởi tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Có mã cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc có chữ ký điện tử của người bán (đối với hóa đơn không có mã)
- Đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc như: tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, thông tin người mua - người bán, giá trị, thuế…
- Không bị sửa chữa hoặc làm sai lệch thông tin sau khi phát hành
- Phù hợp với dữ liệu lưu trữ trên hệ thống của Tổng cục Thuế
Khi kiểm tra hóa đơn điện tử, bạn nên kiểm tra đồng thời các yếu tố trên để đảm bảo độ chính xác và tính hợp lệ của chứng từ.
Các bước kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Nếu bạn chưa quen thuộc với các thao tác kỹ thuật, việc kiểm tra hóa đơn có thể khiến bạn bối rối. Tuy nhiên, việc này có thể thực hiện khá đơn giản nếu bạn biết rõ các bước cơ bản sau:
Tra cứu hóa đơn điện tử trên website Tổng cục Thuế (Nguồn: einvoice)
Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế
Đây là cách phổ biến và đáng tin cậy nhất để xác minh hóa đơn điện tử hợp lệ:
- Truy cập trang: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
- Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết: mã số thuế bên bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực (nếu có)
- Hệ thống sẽ trả về kết quả có chứa thông tin của hóa đơn. Nếu hóa đơn không có trong hệ thống hoặc bị sai lệch, có thể đó là hóa đơn không hợp lệ
Kiểm tra chữ ký số và mã cơ quan thuế
Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý. Bạn có thể:
- Tải hóa đơn về máy tính (định dạng PDF hoặc XML)
- Sử dụng phần mềm đọc chữ ký số như iTaxViewer, EasyInvoice Viewer để kiểm tra
- Đảm bảo chữ ký số của người bán là hợp lệ, không bị lỗi, và còn hiệu lực
Ngoài ra, nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, cần kiểm tra mã này đúng định dạng và được xác thực từ hệ thống.
So sánh nội dung hóa đơn với thông tin giao dịch thực tế
Một mẹo nhỏ để biết được hóa đơn điện tử hợp lệ là đối chiếu với thực tế:
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế
- Nội dung hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất
- Ngày phát hành hóa đơn khớp với thời gian giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ
Nếu có bất kỳ điểm nào không khớp, cần liên hệ ngay với bên phát hành để kiểm tra lại.
Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ thông tin và chữ ký (Nguồn: FAST)
Dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử không hợp lệ
Bên cạnh việc xác định hóa đơn hợp lệ, người sử dụng cần nhận biết các dấu hiệu của hóa đơn không đúng quy định để tránh rủi ro:
- Hóa đơn không có chữ ký số hoặc chữ ký số bị lỗi
- Hóa đơn không tìm thấy trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Thông tin bên bán không đúng, bị sai lệch hoặc không rõ ràng
- Ngày lập hóa đơn không phù hợp với thực tế giao dịch
- Hóa đơn bị tẩy xóa, chỉnh sửa sau khi phát hành
Việc phát hiện sớm những sai lệch này giúp cá nhân và doanh nghiệp tránh các rắc rối liên quan đến thuế và kiểm toán.
FAQ - Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử hợp lệ
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ. Những thắc mắc này được nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử thực tế.
Tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản không cần phần mềm chuyên dụng (Nguồn: Người quan sát)
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
Có thể hợp lệ nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã và hóa đơn đó có đầy đủ chữ ký số của người bán.
Có thể tự kiểm tra hóa đơn điện tử mà không cần phần mềm chuyên dụng không?
Có. Bạn có thể tra cứu hóa đơn trực tiếp trên website của Tổng cục Thuế để kiểm tra thông tin cơ bản về hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng phát hiện sai sót phải làm sao?
Cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định. Tuyệt đối không được chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành.
Biết cách kiểm tra hóa đơn không chỉ là kỹ năng cần thiết trong kinh doanh mà còn giúp phòng tránh rủi ro pháp lý. Qua bài viết, bạn đã nắm được các bước cơ bản để trả lời cho câu hỏi làm sao biết được hóa đơn điện tử hợp lệ. Hãy cẩn trọng và chủ động trong việc sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của chính mình.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn tiền điện miền Nam
Hướng dẫn tra cứu mã số thuế Cá nhân & Doanh nghiệp online nhanh chóng
.jpg)
.png)
