Các hộ kinh doanh và doanh nghiệp hiện nay vẫn băn khoăn về việc thực hiện hóa đơn điện tử đúng quy định để tránh rủi ro về thuế. Bài viết dưới đây sẽ phân tích quy định xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp việc vận hành trở nên trơn tru và tuân thủ pháp luật.
Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử
Khi xuất hóa đơn điện tử, có 3 nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Để hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau.
- Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên hóa đơn.
- Chỉ xuất hóa đơn điện tử cho danh mục ngành hàng đã đăng ký kinh doanh và có giấy phép hợp pháp.
- Ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính.
- Ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” nếu khách hàng không yêu cầu.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ phải chính xác theo hợp đồng, biên bản giao hàng hoặc nghiệm thu.
Hóa đơn GTGT phải phản ánh đúng giá trị sản phẩm và thuế (Ảnh: MISA meInvoice)
Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức để chứng minh tính pháp lý và hợp pháp.
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa/dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai
Trong trường hợp hóa đơn điện tử xuất sai, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình.
- Hủy bỏ hóa đơn: Áp dụng khi hóa đơn đã gửi nhưng chưa kê khai thuế hoặc đã giao nhưng chưa kê khai. Hóa đơn thay thế cần ghi dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…”.
- Điều chỉnh hóa đơn: Khi hóa đơn đã kê khai thuế, cả hai bên lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót.
- Thay thế hóa đơn: Lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn bị sai, đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.
Xử lý hóa đơn sai giúp tránh rủi ro về thuế và pháp lý (Ảnh: Báo Chính phủ)
Những điểm cần lưu ý trong quy định xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ các lưu ý quan trọng sau:
- Không phân biệt giá trị hàng hóa, dịch vụ từng lần, doanh nghiệp (trừ hộ, cá nhân kinh doanh) vẫn phải xuất hóa đơn điện tử, có hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức thuộc diện rủi ro cao về thuế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bất kể giá trị từng lần bán hàng hay cung cấp dịch vụ.
- Kể từ ngày 01/11/2020, dù người mua có yêu cầu hay không, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn điện tử.
- Thời điểm lập hóa đơn của doanh nghiệp bán hàng hóa là khi bên bán chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Thời điểm lập hóa đơn của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ là khi bên bán hoàn tất việc cung ứng dịch vụ cho bên mua, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải chứa đầy đủ các nội dung cơ bản như hóa đơn điện tử thông thường, bao gồm thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền và các thông tin pháp lý bắt buộc.
Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải đầy đủ thông tin và thời điểm lập rõ ràng (Ảnh: Hóa Đơn Điện Tử Trung Kiên)
FAQ - Câu hỏi thường gặp về quy định xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Dưới đây là một vài thắc mắc phổ biến về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:
-
Hóa đơn điện tử bị sai phải làm thế nào?
Có thể hủy, điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định, kèm chứng từ thỏa thuận nếu cần.
-
Hóa đơn điện tử phải chứa những thông tin gì?
Bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, danh mục hàng hóa dịch vụ, thuế suất, tổng tiền, chữ ký, thời điểm lập và ký số.
-
Có cần xuất hóa đơn điện tử nếu khách không lấy hóa đơn?
Có, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn điện tử, kể cả khách hàng là cá nhân không yêu cầu.
Hiểu rõ quy định xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 giúp doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc GTGT, tiêu thức hóa đơn và xử lý sai sót đúng pháp luật. Thực hiện đúng sẽ giảm rủi ro thuế, đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và chuyên nghiệp.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
