Việc tối ưu quy trình quản lý và vận hành là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Và một trong những giải pháp nổi bật chính là sử dụng hóa đơn điện tử – phương thức thay thế hóa đơn giấy truyền thống nhằm mang đến sự tiện lợi, tiết kiệm và an toàn. Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay đã lựa chọn chuyển sang sử dụng loại hình hóa đơn này.
Lợi ích vượt trội khiến hóa đơn điện tử được ưa chuộng
Sự phổ biến của hóa đơn điện tử (HĐĐT) xuất phát từ hàng loạt lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
Tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể
Thay vì phải tốn hàng loạt khoản cho in ấn, phát hành, vận chuyển và lưu trữ, doanh nghiệp chỉ cần thao tác trên phần mềm. Theo thống kê, việc áp dụng HĐĐT có thể giúp tiết kiệm tới 3.000 tỷ đồng mỗi năm cho cộng đồng doanh nghiệp tại Việt Nam.
Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể (Nguồn: VNPT)
Cắt giảm thủ tục in ấn rườm rà
Trước đây, việc phát hành hóa đơn giấy phải trải qua quy trình xin phép đặt in, lựa chọn nhà in đạt chuẩn và thực hiện nhiều thủ tục phức tạp. Điều này khiến doanh nghiệp tốn không ít thời gian và công sức. Ngược lại với HĐĐT, toàn bộ quy trình lập – xuất được thực hiện trực tuyến, nhanh chóng và chính xác. Chỉ trong vài phút, hóa đơn đã có thể gửi tới khách hàng.
Gửi hóa đơn cho khách hàng dễ dàng hơn
Thay vì phải nhờ nhân sự giao tận tay hoặc gửi qua bưu điện, doanh nghiệp có thể chuyển hóa đơn cho khách hàng chỉ bằng email. Ngoài ra, nhiều hệ thống phần mềm còn cho phép khách hàng đăng nhập trực tuyến để kiểm tra hóa đơn bất cứ lúc nào. Điều này không chỉ tiện lợi mà còn tăng tính chuyên nghiệp trong dịch vụ.
An toàn trong lưu trữ
Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp luôn đối mặt với rủi ro mất mát hoặc hư hỏng do thời gian, thiên tai hay hỏa hoạn. Ngược lại, HĐĐT được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu điện toán đám mây, đảm bảo an toàn tuyệt đối. Doanh nghiệp có thể yên tâm rằng mọi thông tin sẽ luôn được bảo mật và sẵn sàng truy cập khi cần.
HĐĐT được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu điện toán đám mây (Nguồn: MISA)
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Một ưu điểm nổi bật khác của loại hình hóa đơn này là khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài mà không phát sinh chi phí cho kho bãi, giấy tờ hay nhân sự quản lý. Thậm chí, nhiều phần mềm hiện nay còn cho phép doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn trọn đời giúp tối ưu chi phí vận hành đáng kể.
Quản lý và tra cứu thuận tiện
Không còn cảnh nhân viên phải lật từng tập hồ sơ để tìm một hóa đơn cũ. Với hệ thống điện tử, chỉ cần nhập mã số, hóa đơn sẽ hiển thị ngay trên màn hình. Việc này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn và cần kiểm soát dữ liệu chặt chẽ.
Xử lý sai sót linh hoạt
Khi lập hóa đơn, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo nếu có thông tin bất thường. Nếu hóa đơn đã được xuất và phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn có thể dễ dàng điều chỉnh, hủy bỏ hoặc thay thế theo đúng quy định. Điều này giúp giảm thiểu rắc rối, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.
Dùng HĐĐT có thể xử lý sai sót một cách linh hoạt (Nguồn: Bizzi)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (HĐĐT):
1. HĐĐT có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?
Có. HĐĐT được pháp luật công nhận và có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy trong giao dịch và kê khai thuế.
2. Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng HĐĐT không?
Có. HĐĐT không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý dễ dàng hơn, giảm bớt áp lực vận hành.
3. HĐĐT có thể lưu trữ bao lâu?
Thông thường, HĐĐT được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Một số phần mềm còn cung cấp dịch vụ lưu trữ trọn đời tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Có thể thấy hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích thiết thực về chi phí và thời gian mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế rủi ro pháp lý. Đây chính là xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số đang lan rộng và việc áp dụng sớm sẽ mang đến lợi thế cạnh tranh rõ rệt cho mọi doanh nghiệp.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
