Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã và đang là xu hướng tất yếu trong quản lý kinh doanh hiện đại. Trong bài viết này, VinShop sẽ giúp bạn hiểu rõ có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử, cách nhận diện và ứng dụng phù hợp với nhu cầu kinh doanh trong năm 2025 - thời điểm mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều đã phải thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế.
Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử theo quy định năm 2025?
Câu hỏi “có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?” tưởng chừng đơn giản nhưng lại dễ gây nhầm lẫn nếu bạn chưa thực sự nắm rõ quy định. Tính đến thời điểm hiện tại, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các cập nhật mới đến năm 2025, hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam được chia làm 2 nhóm chính, trong đó có 5 loại hóa đơn điện tử phổ biến. Cụ thể:
Nhóm 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Là hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực trước khi gửi đến người mua.
- Áp dụng cho phần lớn hộ kinh doanh nhỏ, cá nhân kinh doanh, đơn vị có rủi ro cao về thuế.
Nhóm 2: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Là hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự phát hành, không cần mã xác thực từ cơ quan thuế.
- Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện kỹ thuật và có lịch sử tuân thủ thuế tốt.
Giải đáp có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử? (Ảnh: Báo An Giang)
Dựa trên tính chất và mục đích sử dụng, các loại hóa đơn điện tử hiện nay được phân chia cụ thể như sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn điện tử xuất khẩu
- Hóa đơn điện tử đặc thù (dùng trong lĩnh vực điện, nước, viễn thông,…)
- Hóa đơn điện tử tự in hoặc đặt in (đã ngừng sử dụng, chỉ tham khảo trong quá khứ)
Mỗi loại hóa đơn lại phục vụ cho từng đối tượng khác nhau, và nếu chọn sai có thể khiến việc kê khai bị sai lệch hoặc bị cơ quan thuế “hỏi thăm”. Phần tiếp theo sẽ giúp bạn phân biệt rõ từng loại.
Phân biệt các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Việc nắm được có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử mới chỉ là bước đầu, điều quan trọng hơn là hiểu đặc điểm và cách sử dụng từng loại hóa đơn sao cho đúng mục đích.
Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (VAT)
Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay, thường được các doanh nghiệp, hộ kinh doanh khai báo theo phương pháp khấu trừ thuế sử dụng.
Hóa đơn VAT thể hiện rõ mức thuế suất, số tiền thuế và giá trị trước/ sau thuế. Điều này giúp việc tính toán và khấu trừ thuế trở nên minh bạch, rõ ràng hơn. Năm 2025, hóa đơn VAT tiếp tục chiếm tỷ lệ lớn trong các giao dịch thương mại và cung cấp dịch vụ, đặc biệt trong ngành bán lẻ và phân phối như tạp hóa, siêu thị mini,...
Hóa đơn điện tử VAT (Ảnh: Wordpress)
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể sử dụng hóa đơn này. Chỉ những cá nhân, tổ chức đủ điều kiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ mới được phép phát hành.
Hóa đơn điện tử bán hàng
Loại hóa đơn này được dùng cho những đơn vị khai thuế theo phương pháp trực tiếp, chủ yếu là hộ cá thể hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ.
Không giống hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng không thể hiện mức thuế suất cụ thể mà chỉ ghi tổng giá trị thanh toán. Mặc dù đơn giản hơn về mặt nội dung, nhưng lại phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, chẳng hạn như các tiệm tạp hóa trong hệ sinh thái VinShop.
Hóa đơn điện tử bán hàng (Ảnh: Tổng hợp)
Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử trở nên dễ dàng hơn khi cơ quan thuế tích hợp các phần mềm đơn giản, trực tuyến, hỗ trợ cho người không rành công nghệ vẫn có thể thao tác và xuất hóa đơn nhanh chóng.
Hóa đơn điện tử xuất khẩu
Loại hóa đơn này chỉ áp dụng khi doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ ra nước ngoài. Nội dung hóa đơn phải tuân thủ cả quy định của Việt Nam và yêu cầu từ đối tác nước ngoài, đặc biệt về ngôn ngữ, đơn vị tính, mã HS code,...
Năm 2025, với sự phát triển của thương mại điện tử xuyên biên giới, số lượng hóa đơn điện tử xuất khẩu ngày càng tăng. Các chủ shop kinh doanh online trên sàn quốc tế như Amazon, Alibaba, Shopee Global cũng bắt đầu áp dụng loại hóa đơn này.
Hóa đơn điện tử xuất khẩu (Ảnh: Tổng hợp)
Hóa đơn điện tử đặc thù
Đây là nhóm hóa đơn dùng riêng cho các đơn vị cung cấp dịch vụ tiêu dùng hàng ngày như điện, nước, truyền hình cáp, internet,... Nội dung hóa đơn có thể bao gồm nhiều yếu tố kỹ thuật, chỉ số tiêu thụ, phụ phí,...
Thông thường, loại hóa đơn này sẽ được các tổng công ty dịch vụ sử dụng và gửi định kỳ đến khách hàng. Đến năm 2025, việc số hóa hoàn toàn các hóa đơn đặc thù giúp tiết kiệm chi phí giấy, thời gian xử lý và tăng độ minh bạch cho người tiêu dùng.
Hóa đơn điện tử đặc thù (Ảnh: Support Docs)
Hóa đơn điện tử: Lợi ích và lưu ý khi sử dụng trong kinh doanh nhỏ
Hiểu có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử giúp bạn chọn đúng loại cho mô hình kinh doanh của mình. Nhưng ngoài yếu tố pháp lý, các lợi ích thực tế và điểm cần lưu ý khi sử dụng cũng rất đáng quan tâm.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển
- Dễ dàng lưu trữ, truy xuất hóa đơn bất cứ lúc nào
- Hạn chế rủi ro thất lạc, làm giả hóa đơn
- Hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng, chính xác
- Giao dịch với khách hàng minh bạch, chuyên nghiệp hơn
Hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí (Ảnh: Công đoàn Dầu khí Việt Nam)
Lưu ý:
- Chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh
- Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ thông tin: mã số thuế, mã tra cứu, chữ ký số…
- Tuân thủ thời gian xuất hóa đơn theo quy định (chậm nhất 24 giờ sau giao dịch)
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp nhận
FAQ - Câu hỏi thường gặp về chủ đề có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử
Cá nhân kinh doanh nhỏ có phải dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Từ năm 2022, mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế.
Tôi kinh doanh tạp hóa nhỏ, nên dùng loại hóa đơn điện tử nào?
Bạn nên sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng có mã của cơ quan thuế. Loại này đơn giản, dễ thao tác và phù hợp với hình thức kinh doanh nhỏ lẻ.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?
Hoàn toàn có. Hóa đơn điện tử được công nhận hợp pháp nếu đáp ứng đầy đủ thông tin bắt buộc và có chữ ký số của người bán.
Việc hiểu rõ có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa công việc kinh doanh, tiết kiệm chi phí và tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Đặc biệt, với những tiểu thương, chủ tạp hóa - những “bạn đồng hành” thân thiết của VinShop - việc chọn đúng loại hóa đơn điện tử sẽ giúp mọi giao dịch trở nên dễ dàng, minh bạch hơn bao giờ hết.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
