Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, trở thành công cụ quen thuộc trong giao dịch tài chính – kế toán. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn gặp khó khăn trong quá trình tra cứu thông tin hóa đơn, đặc biệt là khi không hiểu rõ về mẫu số. Vậy mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì? Nó đóng vai trò như thế nào trong việc xác minh và tra cứu hóa đơn một cách chính xác?
Mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì và vì sao cần lưu ý?
Mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì là câu hỏi phổ biến khi người dùng tiếp cận với hóa đơn điện tử. Đây là một dãy ký hiệu quy định theo chuẩn của Bộ Tài chính, nhằm phân loại và xác định đúng loại hóa đơn đang sử dụng.
Mẫu số dùng để phân loại hóa đơn điện tử (Nguồn: Tenten)
Một mẫu số thường có định dạng như: 01GTKT0/001, trong đó mỗi phần có ý nghĩa riêng biệt.
Cụ thể:
- 01: Mã loại hóa đơn (VD: 01 là hóa đơn giá trị gia tăng).
- GTKT: Viết tắt của loại hóa đơn (GTKT = Giá trị gia tăng).
- 0: Ký hiệu hóa đơn (số liên).
- 001: Số thứ tự mẫu do cơ quan thuế cấp.
Việc hiểu đúng mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì giúp:
- Tra cứu hóa đơn chính xác, không nhầm lẫn giữa các loại.
- Hạn chế tình trạng nhập sai thông tin dẫn đến kết quả "Không tìm thấy hóa đơn".
- Tăng độ tin cậy trong đối chiếu, kê khai thuế, kiểm toán nội bộ.
Lưu ý: Mỗi mẫu số chỉ tương ứng với một loại hóa đơn cụ thể, do đó cần sử dụng đúng thông tin khi tra cứu.
Cách nhận biết và sử dụng mẫu số khi tra cứu hóa đơn
Khi bạn muốn kiểm tra hóa đơn trên các cổng thông tin điện tử (như của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm kế toán doanh nghiệp), mẫu số là một trong các trường bắt buộc phải nhập.
Tra cứu mẫu số trực tiếp trên hóa đơn hoặc phần mềm kế toán (Nguồn: Tenten)
Trước khi nhập liệu, bạn cần xác định rõ mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì qua các cách sau:
- Kiểm tra trực tiếp trên hóa đơn: Thường mẫu số được in ở góc trên, bên phải của hóa đơn.
- Tra cứu từ phần mềm kế toán: Nếu sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn, thông tin mẫu số thường được hiển thị sẵn.
- Yêu cầu nhà cung cấp gửi thông tin: Trong trường hợp nhận hóa đơn qua email, bạn có thể yêu cầu rõ mẫu số để tra cứu thuận tiện hơn.
Mẹo nhỏ: Lưu lại mẫu số trong hệ thống kế toán nội bộ theo từng nhà cung cấp để dễ dàng sử dụng lại khi cần đối chiếu.
Một số loại mẫu số hóa đơn phổ biến hiện nay
Việc nắm rõ các loại mẫu số phổ biến sẽ giúp bạn không bị bối rối khi nhập liệu. Dưới đây là một số mẫu thường gặp trong thực tế:
- 01GTKT – Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
- 02GTTT – Hóa đơn bán hàng
- 07KPTQ – Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan
- 04HGDL – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- 03XKNB – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Mỗi loại sẽ có mẫu số riêng biệt, phục vụ cho từng mục đích sử dụng khác nhau. Vì vậy, khi thắc mắc mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì, hãy luôn gắn nó với ngữ cảnh sử dụng để tra cứu cho đúng.
Mỗi hóa đơn sẽ có mẫu số riêng biệt (Nguồn: Tenten)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về mẫu số trong tra cứu hóa đơn
Dưới đây là phần giải đáp những thắc mắc thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì và cách sử dụng mẫu số hiệu quả khi tra cứu trên hệ thống điện tử.
Mẫu số và ký hiệu hóa đơn có giống nhau không?
Không. Mẫu số xác định loại hóa đơn, còn ký hiệu là chuỗi phân biệt hóa đơn của các đơn vị phát hành.
Nếu nhập sai mẫu số khi tra cứu hóa đơn thì sao?
Hệ thống sẽ báo “Không tìm thấy hóa đơn”. Bạn cần kiểm tra lại thông tin để nhập đúng định dạng mẫu số.
Có thể tra cứu hóa đơn khi không có mẫu số không?
Không nên. Thiếu mẫu số sẽ khiến hệ thống không đủ dữ liệu để hiển thị kết quả chính xác.
Hiểu rõ mẫu số trong tra cứu hóa đơn là gì sẽ giúp bạn dễ dàng xác thực hóa đơn, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong kê khai thuế. Đừng quên kiểm tra kỹ mẫu số trước khi thực hiện bất kỳ thao tác tra cứu nào. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, mà còn góp phần tăng hiệu quả quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp.
Xem thêm:
Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Hộ kinh doanh bắt buộc kết nối máy tính tiền với hóa đơn
Hóa đơn bán lẻ tạp hóa là gì? Hướng dẫn cách viết & xuất hóa đơn bán lẻ
.jpg)
.png)
