Tháng 7/2025, các tỉnh, thành phố trên cả nước đồng loạt tổ chức Lễ công bố Nghị quyết sáp nhập đơn vị hành chính. Theo đó, hàng loạt tên gọi, địa giới cấp tỉnh, xã được điều chỉnh. Điều này kéo theo nhiều thắc mắc về thủ tục liên quan, trong đó nổi bật là: “Điều chỉnh hóa đơn điện tử sau sáp nhập như thế nào?” Doanh nghiệp có phải cập nhật lại địa chỉ? Cơ quan thuế sẽ xử lý ra sao?
Căn cứ pháp lý và hướng dẫn từ cơ quan nhà nước
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sau sáp nhập được căn cứ vào các văn bản pháp lý sau:
- Nghị quyết 190/2025/QH15, Nghị quyết 76/2025/UBTVQH15: Quy định việc sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính.
- Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025: Hướng dẫn đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa giới hành chính.
- Công văn 1689/CT-NVT năm 2025: Hướng dẫn cập nhật địa bàn hành chính mới trên hệ thống thuế.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Quy định thông tin bắt buộc trên hóa đơn.
Một số điểm đáng chú ý từ các văn bản này:
- Không bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi chỉ đổi tên đơn vị hành chính.
- Trường hợp địa giới hành chính thay đổi rõ rệt, doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật địa chỉ khi có nhu cầu, đặc biệt khi thay đổi đồng thời các thông tin khác (vốn, người đại diện, ngành nghề...).
- Hóa đơn điện tử vẫn được sử dụng hợp lệ kể cả khi địa chỉ in trên hóa đơn chưa cập nhật danh mục địa bàn mới.
- Cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật địa chỉ trên hệ thống và gửi Thông báo thay đổi qua tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng Etax Mobile cho doanh nghiệp.
- Địa chỉ trên hóa đơn phải phù hợp với thông tin trong Giấy đăng ký kinh doanh nếu doanh nghiệp tự thực hiện điều chỉnh.
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử cần căn cứ theo các văn bản pháp lý (Ảnh: Luật Việt Nam)
Doanh nghiệp cần làm gì khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sau sáp nhập?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động rà soát và cập nhật thông tin một cách phù hợp, đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn trong mọi giao dịch.
Kiểm tra loại thay đổi hành chính có liên quan đến doanh nghiệp
Nếu việc sáp nhập chỉ dẫn đến thay đổi tên gọi đơn vị hành chính (ví dụ như đổi tên tỉnh hoặc thành phố) mà không làm thay đổi ranh giới địa lý cụ thể thì không bắt buộc phải cập nhật thông tin địa chỉ.
Ngược lại, nếu có sự điều chỉnh về địa giới, chẳng hạn như thay đổi quận, huyện, phường, xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở thì doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật địa chỉ mới nếu thấy cần thiết, đặc biệt trong các trường hợp cần đồng bộ thông tin pháp lý để phục vụ giao dịch hoặc thủ tục hành chính khác.
Xác định rõ địa chỉ sau sáp nhập để thực hiện thay đổi hóa đơn (Ảnh: Tiền Phong)
Xác định nhu cầu cập nhật hóa đơn
Trường hợp doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành trước khi sáp nhập thì vẫn có thể dùng bình thường nếu cơ quan thuế đã cập nhật địa chỉ theo địa bàn hành chính mới trên hệ thống.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu đảm bảo tính đồng bộ thông tin khi thực hiện các giao dịch quan trọng như ký hợp đồng, tham gia đấu thầu hoặc vay vốn ngân hàng, việc chủ động cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn là cần thiết để tránh gây hiểu nhầm hoặc phát sinh thủ tục giải trình sau này.
Cách thức thực hiện điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật lại địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, quy trình thực hiện gồm các bước sau:
- Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Gửi văn bản đề nghị đến cơ quan thuế để điều chỉnh thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng cần khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử mới với thông tin địa chỉ đã cập nhật.
Lưu ý: Địa chỉ trên hóa đơn điện tử sau khi điều chỉnh phải hoàn toàn khớp với thông tin trong giấy đăng ký kinh doanh mới để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng.
Có thể chủ động cập nhật địa chỉ mới nếu cần thiết (Ảnh: Thư viện pháp luật)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh hóa đơn điện tử sau sáp nhập
-
Doanh nghiệp có bắt buộc phải thay đổi hóa đơn khi địa chỉ tỉnh/thành bị sáp nhập không?
Không bắt buộc. Nếu chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính mà không thay đổi địa giới, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cập nhật nếu muốn thống nhất thông tin khi giao dịch.
-
Nếu không thay đổi địa chỉ, hóa đơn có hợp lệ không?
Có. Hóa đơn vẫn hợp lệ vì cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống. Đây là căn cứ để giải trình nếu địa chỉ trên hóa đơn khác với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ.
-
Muốn cập nhật lại địa chỉ mới trên hóa đơn cần làm gì?
Cần điều chỉnh đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch Đầu tư, sau đó gửi thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế và phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới nếu cần.
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sau sáp nhập là không bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cập nhật địa chỉ khi có thay đổi về địa giới hành chính là điều cần thiết trong nhiều trường hợp để tránh rắc rối khi giao dịch. Doanh nghiệp nên chủ động theo dõi thông báo từ cơ quan thuế đồng thời xác định rõ nhu cầu của mình để đưa ra quyết định phù hợp.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
