Trong những năm gần đây, chủ đề doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ khi nào luôn được nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán quan tâm. Sự thay đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn là bước tiến trong việc hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế, tăng tính minh bạch và thuận tiện trong giao dịch. Vậy quy định về hóa đơn điện tử được áp dụng từ khi nào và có những điểm gì cần lưu ý?
Quy định pháp lý về thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử được khởi xướng bởi Nghị định 119/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/11/2018), trong đó nêu lộ trình hoàn thành chậm nhất ngày 01/11/2020.
Tuy nhiên, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành 19/10/2020, có hiệu lực 01/07/2022) đã điều chỉnh, bãi bỏ một số quy định trước đó (trong đó có Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35 của Nghị định 119/2018) và quy định bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc kể từ ngày 01/07/2022.
Sau đó, các quy định được tiếp tục sửa đổi, bổ sung và làm rõ bằng Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 01/06/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực 01/06/2025). Những văn bản này không “lùi” lại mốc bắt buộc 01/07/2022 mà nhằm hoàn thiện quy định về định dạng, kết nối, lưu trữ, xử lý chuyển tiếp… của hóa đơn, chứng từ điện tử.
Doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022 (Ảnh: VNPT)
Lợi ích và ý nghĩa của việc áp dụng hóa đơn điện tử
Bên cạnh việc tìm hiểu doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ khi nào, các doanh nghiệp cũng nên nắm rõ lợi ích mà hình thức này mang lại. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là giải pháp tối ưu giúp quản lý hiệu quả hơn.
Những lợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử:
- Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.
- Đảm bảo tính an toàn, hạn chế tối đa tình trạng mất mát hoặc hư hỏng hóa đơn.
- Tăng cường tính minh bạch và khả năng kiểm soát của cơ quan thuế giúp hạn chế gian lận.
- Rút ngắn thời gian xử lý trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Tạo sự thuận tiện khi tra cứu, đối chiếu dữ liệu và kê khai thuế.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong nền kinh tế.
Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu giúp quản lý hiệu quả hơn (Ảnh: Einvoice)
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Việc triển khai hóa đơn điện tử trên thực tế có nhiều điểm cần lưu ý. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng công nghệ, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và đào tạo nhân sự để đảm bảo sử dụng đúng quy định.
Ngoài ra, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải thông qua cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần gửi mẫu đăng ký và chờ xác nhận trước khi chính thức phát hành hóa đơn. Nếu không thực hiện đúng, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.
Đối với các doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh mới thành lập từ sau ngày 01/07/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử được yêu cầu ngay từ khi bắt đầu hoạt động. Điều này đồng nghĩa với việc ngay khi có mã số thuế và đăng ký sử dụng, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hạ tầng và dịch vụ cần thiết để phát hành hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp lưu ý sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định (Ảnh: Báo Lao động)
FAQ - Câu hỏi thường gặp về doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
1. Từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên phạm vi toàn quốc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp đặc thù, cơ quan thuế có thể cho phép sử dụng hóa đơn giấy theo từng lần phát sinh.
2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa ở địa bàn khó khăn có được phép dùng hóa đơn giấy không?
Có. Nhóm doanh nghiệp này được phép tiếp tục dùng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp trong thời gian tối đa 12 tháng nếu chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ.
3. Doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/07/2022 có phải đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?
Có. Doanh nghiệp mới thành lập sau mốc thời gian này phải áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu phát hành hóa đơn, trừ khi thuộc diện ngoại lệ.
Như vậy, việc xác định doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ khi nào không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tạo tiền đề cho việc quản lý minh bạch, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy chuyển đổi số. Để tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và chuẩn bị sớm nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
.jpg)
