Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc phát sinh sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Những lỗi này nếu không xử lý kịp thời và đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro về thuế, ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chứng từ cũng như uy tín của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Để xử lý đúng luật, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự cụ thể. Dưới đây là các bước hủy hóa đơn theo quy định hiện hành:
Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần lập thông báo hóa đơn có sai sót gửi đến cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Đây là bước khởi đầu quan trọng để cơ quan quản lý nắm được tình hình và chấp nhận cho phép doanh nghiệp thực hiện tiếp các thao tác xử lý.
Nếu bỏ qua bước này hoặc khai báo không đúng mẫu, doanh nghiệp có thể bị từ chối hồ sơ, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý và phát sinh thêm rủi ro về thuế. Vì vậy, mọi thông tin trong thông báo cần được kiểm tra cẩn thận trước khi gửi đi.
Lập thông báo hóa đơn có sai sót để gửi tới cơ quan thuế (Ảnh: LuatVietnam)
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận thông báo, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai sót. Hóa đơn này cần được ký số đầy đủ và gửi cơ quan thuế cấp mã.
Khi đã được chấp nhận, hóa đơn mới sẽ có giá trị pháp lý thay thế cho hóa đơn cũ và phải được gửi cho khách hàng để đảm bảo quyền lợi và tính minh bạch trong giao dịch. Đây là một bước chứng minh sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử sai sót
Song song với việc lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần thực hiện thao tác hủy hóa đơn cũ. Việc hủy này không chỉ là xóa bỏ về mặt hệ thống mà còn giúp cơ quan thuế ghi nhận chính xác tình trạng của hóa đơn.
Đây là cơ sở pháp lý để chứng minh rằng doanh nghiệp không còn sử dụng chứng từ sai sót trong bất kỳ giao dịch nào. Nếu không hủy đúng cách, rủi ro bị quy trách nhiệm sử dụng hóa đơn không hợp lệ là rất lớn.
Thao tác hủy hóa đơn điện tử để xác nhận chính xác tình trạng hóa đơn (Ảnh: iHOADON)
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận với khách hàng
Mặc dù không bắt buộc nhưng việc lập biên bản xác nhận hủy hóa đơn với khách hàng là một bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch. Biên bản này cần ghi rõ lý do hủy, số hóa đơn bị hủy và thông tin hóa đơn mới thay thế.
Đây là bằng chứng giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp về sau và cũng là tài liệu cần thiết khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra. Sự thỏa thuận minh bạch này sẽ giúp cả hai bên yên tâm hơn trong giao dịch.
Bước 5: Kiểm tra trạng thái hóa đơn đã hủy
Cuối cùng, doanh nghiệp cần xác minh hóa đơn sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận hủy thành công. Việc này có thể thực hiện bằng cách kiểm tra trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Chỉ khi hệ thống hiển thị trạng thái đã hủy, doanh nghiệp mới có thể chắc chắn hoàn tất quy trình. Đây là bước quan trọng để tránh sai lệch thông tin khi đối chiếu sau này.
Kiểm tra trạng thái hóa đơn sau khi hủy để tránh sai lệch thông tin (Ảnh: PosApp)
Lưu ý quan trọng khi thực hiện hủy hóa đơn
Ngoài các bước cơ bản, doanh nghiệp cũng nên lưu ý thêm một số điểm sau để quy trình hủy hóa đơn diễn ra thuận lợi:
- Luôn đối chiếu thông tin trước khi phát hành để hạn chế tối đa sai sót.
- Lưu trữ hồ sơ thông báo sai sót và biên bản hủy để làm bằng chứng khi cần.
- Thường xuyên cập nhật quy định mới từ cơ quan thuế để kịp thời điều chỉnh cách xử lý.
Những lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa giảm thiểu rủi ro khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
FAQ - Câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử
Để giúp bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là những thắc mắc phổ biến liên quan đến việc hủy hóa đơn cùng phần giải đáp ngắn gọn.
1. Trường hợp nào bắt buộc phải hủy hóa đơn?
Hóa đơn phải hủy khi có sai sót về thông tin người mua, số tiền, thuế suất hoặc bất kỳ lỗi nào khiến hóa đơn không còn giá trị pháp lý.
2. Có thể chỉnh sửa hóa đơn điện tử sai sót thay vì hủy không?
Không. Theo quy định, doanh nghiệp phải lập hóa đơn mới thay thế và tiến hành hủy hóa đơn sai sót, không được phép chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành.
3. Thời gian xử lý hủy hóa đơn mất bao lâu?
Thông thường, sau khi gửi thông báo sai sót, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái trong vòng 24 giờ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra thường xuyên để chắc chắn quy trình đã hoàn tất.
Việc hủy hóa đơn điện tử sai sót là quy trình bắt buộc và phải tuân thủ chặt chẽ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chỉ cần thực hiện đúng từng bước, từ thông báo sai sót, lập hóa đơn mới cho đến kiểm tra trạng thái hủy, doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ cũng như hạn chế rủi ro pháp lý. Hi vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ quy trình hủy hóa đơn và có thể áp dụng ngay khi cần thiết.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
.jpg)
