Trong thời đại số, hóa đơn điện tử đã dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Với những tiểu thương hay chủ tiệm tạp hóa đang sử dụng ứng dụng như VinShop để nhập hàng, việc hiểu rõ về thời hạn lưu trữ và hiệu lực pháp lý của hóa đơn điện tử là rất quan trọng. Câu hỏi được đặt ra nhiều nhất hiện nay là: “Hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu?”. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin một cách dễ hiểu và chính xác nhất, từ đó yên tâm hơn trong việc quản lý chứng từ khi kinh doanh.
Hóa đơn điện tử là gì và tại sao cần quan tâm đến thời hạn lưu trữ?
Trước khi trả lời cho câu hỏi “hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu”, hãy hiểu sơ lược về bản chất của loại hóa đơn này. Hóa đơn điện tử là dạng chứng từ được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy nếu tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, đặc biệt từ sau khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được áp dụng rộng rãi. Không chỉ doanh nghiệp lớn mà các hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng tạp hóa hiện nay cũng cần sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán.
Hóa đơn điện tử là loại giấy tờ phổ biến với doanh nghiệp (Ảnh: Tổng hợp)
Vấn đề là, nhiều người vẫn chưa nắm rõ thời gian hóa đơn điện tử còn giá trị pháp lý, cũng như thời hạn phải lưu trữ để phục vụ việc thanh kiểm tra sau này. Và nếu không biết điều này, bạn có thể gặp rắc rối khi cần truy xuất dữ liệu cũ.
Hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu theo quy định mới nhất 2025?
Theo quy định hiện hành và xu hướng cập nhật trong năm 2025, hóa đơn điện tử được chia thành 2 khái niệm quan trọng: thời hạn hiệu lực và thời hạn lưu trữ. Cả hai yếu tố này đều liên quan đến giá trị pháp lý của hóa đơn.
Thời hạn hiệu lực của hóa đơn điện tử
Hiệu lực của hóa đơn điện tử được xác định tại thời điểm ký số. Điều này có nghĩa là hóa đơn sẽ bắt đầu có hiệu lực từ khi được bên bán ký điện tử và gửi cho bên mua. Theo quy định:
- Hóa đơn chỉ hợp lệ khi có đầy đủ thông tin theo mẫu chuẩn, được ký số hợp lệ và gửi đi đúng quy trình.
- Sau khi được lập và gửi, hóa đơn sẽ có giá trị pháp lý dùng để kê khai thuế, hạch toán chi phí, thanh toán, và chứng minh giao dịch trong các trường hợp pháp lý.
Một điểm đáng lưu ý trong năm 2025 là hệ thống quản lý hóa đơn điện tử quốc gia đã tích hợp chặt chẽ hơn, cho phép đối chiếu, kiểm tra và xác thực ngay thời điểm phát hành hóa đơn. Điều này giúp hạn chế rủi ro hóa đơn giả, đồng thời cũng ràng buộc rõ hơn về thời điểm có hiệu lực của hóa đơn.
Giải đáp hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu? (Ảnh: Matbao-invoice)
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Câu hỏi “hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu” thực chất còn gắn với thời gian lưu trữ chứng từ. Căn cứ theo Thông tư 78/2021 và các quy định mới cập nhật năm 2025, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
- Tối thiểu 10 năm: Đây là thời gian tối thiểu các doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoặc truy xuất khi cần thiết.
- Việc lưu trữ này phải được thực hiện bằng các phương tiện điện tử an toàn, có thể là máy tính cá nhân, ổ cứng, máy chủ hoặc dịch vụ đám mây đáng tin cậy.
- Với các bên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống đã tự động lưu trữ hóa đơn, nên người dùng không cần phải lo lắng về việc thất lạc.
Lưu ý: Nếu không lưu trữ đầy đủ và đúng cách, hóa đơn có thể không được công nhận trong các cuộc kiểm tra thuế. Điều này có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh.
Những lưu ý quan trọng giúp hóa đơn điện tử đảm bảo giá trị pháp lý
Để tránh gặp rắc rối trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, tiểu thương và chủ tiệm tạp hóa nên ghi nhớ một vài điều sau đây. Những lưu ý này không chỉ giúp hóa đơn đảm bảo giá trị pháp lý mà còn hỗ trợ việc lưu trữ thuận tiện hơn.
Kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi phát hành hóa đơn
Việc hóa đơn bị sai thông tin người mua, mã số thuế hoặc thiếu nội dung bắt buộc là lỗi phổ biến. Tuy nhiên, nếu không phát hiện sớm và xử lý đúng quy trình thì hóa đơn đó có thể bị vô hiệu.
Bạn nên:
- Kiểm tra tên đơn vị mua hàng, mã số thuế, địa chỉ, số lượng hàng hóa và đơn giá trước khi ký và gửi đi.
- Nếu phát hiện sai sót, phải lập biên bản điều chỉnh và gửi hóa đơn mới trong thời gian sớm nhất.
Lưu ý quan trọng giúp đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử (Ảnh: E-invoice)
Sử dụng phần mềm có tích hợp lưu trữ và bảo mật
Năm 2025 chứng kiến sự tăng trưởng mạnh của các nền tảng quản lý bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử. Sử dụng ứng dụng tự động hóa sẽ giúp bạn:
- Tự động tạo và lưu trữ hóa đơn trong hệ thống đám mây.
- Truy xuất nhanh chóng khi cần đối chiếu với cơ quan thuế hoặc khách hàng.
- Giảm thiểu rủi ro thất lạc hay bị mất dữ liệu do lưu trữ thủ công.
Ngoài ra, các phần mềm này cũng tự động cập nhật theo các quy định pháp lý mới nhất, giúp bạn an tâm trong quá trình kinh doanh.
FAQ - Câu hỏi thường gặp về chủ đề hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu
Hóa đơn điện tử có thời hạn bao lâu kể từ ngày phát hành?
Hóa đơn điện tử có hiệu lực ngay từ thời điểm được ký số và phát hành, không có thời hạn hết hiệu lực trừ khi bị hủy hoặc điều chỉnh. Tuy nhiên, phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Hóa đơn điện tử bị sai thông tin có còn giá trị không?
Nếu sai sót nhỏ, hóa đơn vẫn có thể được điều chỉnh thông qua biên bản. Tuy nhiên, nếu sai thông tin cơ bản như mã số thuế, cần hủy và phát hành hóa đơn mới.
Có cần in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?
Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống điện tử, miễn sao bạn đảm bảo truy xuất được khi cần thiết.
Hiểu rõ hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu là điều rất cần thiết trong bối cảnh công nghệ số đang thay đổi cách thức kinh doanh truyền thống. Việc áp dụng đúng quy định về hiệu lực và lưu trữ không chỉ giúp chủ tiệm tạp hóa, tiểu thương nhỏ lẻ tránh rắc rối pháp lý mà còn xây dựng được sự chuyên nghiệp và minh bạch trong mọi giao dịch. Khi hiểu và làm đúng, hóa đơn điện tử sẽ không còn là mối lo, mà là trợ thủ đắc lực giúp bạn kinh doanh bền vững và thuận lợi hơn mỗi ngày.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
