Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên với những doanh nghiệp mới thành lập, việc tìm hiểu cách lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật thường gặp nhiều khó khăn. Nếu thực hiện không đúng quy trình, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình kê khai thuế, lưu trữ chứng từ hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lập hóa đơn điện tử
Để bắt đầu triển khai, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Điều này giúp đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, tránh những sai sót trong quá trình phát hành.
Một trong những yêu cầu quan trọng khi tìm hiểu cách lập hóa đơn điện tử là chuẩn bị đúng và đủ bộ hồ sơ. Hồ sơ thường bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Mẫu hóa đơn điện tử do nhà cung cấp phần mềm phát hành. Doanh nghiệp cần chọn mẫu phù hợp với đặc thù ngành nghề.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử cùng hóa đơn mẫu. Các tài liệu này phải được scan và gộp lại thành một file định dạng “.doc” để nộp cho cơ quan thuế.
- Chữ ký số USB Token, công cụ bắt buộc để ký và xác nhận tính pháp lý của hóa đơn điện tử.
Việc chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh phải bổ sung nhiều lần.
Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử (Ảnh: Meinvoice)
Quy trình đăng ký và cách lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Để triển khai nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ 3 bước sau:
- Nộp tờ khai đăng ký:
Doanh nghiệp lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế kiểm tra và phản hồi:
- Nếu thông tin không khớp, hồ sơ sẽ bị từ chối và có thông báo ngay trong ngày.
- Nếu thông tin khớp, cơ quan thuế sẽ yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại của người đại diện pháp luật.
- Người nộp thuế xác nhận thông tin:
- Nếu xác nhận đúng hạn: Hồ sơ sẽ được duyệt và chấp thuận.
- Nếu quá hạn hoặc xác nhận sai: Hồ sơ sẽ bị từ chối.
- Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình bổ sung.
Việc tuân thủ đầy đủ 3 bước này là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp có thể chính thức phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (Ảnh: UBot)
Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới
Không chỉ dừng lại ở khâu đăng ký, quá trình phát hành hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp luật. Một số lưu ý quan trọng bao gồm:
- Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin theo quy định: Mã số thuế, tên doanh nghiệp, chữ ký số và các chỉ tiêu bắt buộc.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đảm bảo dữ liệu được bảo mật và có thể tra cứu khi cần.
- Khi thay đổi thông tin doanh nghiệp (ví dụ thay đổi người đại diện pháp luật, trụ sở, ngành nghề kinh doanh) cần cập nhật ngay với cơ quan thuế và phần mềm hóa đơn điện tử.
- Nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hỗ trợ tích hợp kế toán và tránh rủi ro khi phát sinh lỗi kỹ thuật.
Những lưu ý này không chỉ giúp doanh nghiệp lập hóa đơn đúng chuẩn mà còn hạn chế các rắc rối về sau.
Doanh nghiệp cần lập và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật (Ảnh: EBH)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách lập hóa đơn điện tử
1. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay không?
Có. Theo quy định hiện hành, mọi doanh nghiệp khi đủ điều kiện phát hành hóa đơn đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.
2. Nếu doanh nghiệp chưa có chữ ký số thì có lập được hóa đơn điện tử không?
Không. Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để xác thực tính pháp lý của hóa đơn điện tử, vì vậy doanh nghiệp cần đăng ký USB Token trước khi lập hóa đơn.
3. Có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cùng lúc không?
Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều mẫu hóa đơn khác nhau nếu hoạt động kinh doanh thuộc nhiều lĩnh vực, miễn là các mẫu này đã được cơ quan thuế chấp thuận.
Việc nắm rõ cách lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp mới thành lập tuân thủ quy định của pháp luật mà còn tạo tiền đề thuận lợi cho hoạt động quản trị tài chính lâu dài. Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong giai đoạn khởi đầu hãy tìm hiểu kỹ, chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để vận hành thuận lợi, đúng luật.
Xem thêm:
10 lợi ích nổi bật khi sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nên biết
.jpg)
.png)
.jpg)
