Trong thời đại số, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý minh bạch hơn. Tuy nhiên, nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn thắc mắc: hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu thì được hủy để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tránh rủi ro không đáng có. Cùng tham khảo chi tiết qua bài viết sau!
Khi nào hóa đơn điện tử được hủy?
Căn cứ Khoản 3, Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể tra cứu bất kỳ khi nào có yêu cầu. Đồng thời, hóa đơn điện tử được coi là một loại chứng từ kế toán, do đó thời hạn lưu trữ phải tuân theo quy định của pháp luật kế toán.
Theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm. Đây là mốc quan trọng giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý trong trường hợp cần kiểm tra, đối chiếu hoặc xảy ra tranh chấp.
Hóa đơn điện tử lưu trữ tối thiểu 10 năm thì được hủy (Ảnh: VNPT)
Bên cạnh đó, có những trường hợp đặc biệt đòi hỏi phải lưu trữ vĩnh viễn. Điều này thường áp dụng với các tài liệu kế toán có giá trị lịch sử, liên quan đến kinh tế, an ninh hoặc quốc phòng. Như vậy, tùy từng loại hóa đơn và tài liệu, thời gian lưu trữ có thể khác nhau, không chỉ dừng lại ở 10 năm.
Các mốc thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử
Dưới đây là hai mốc thời gian chính được pháp luật quy định:
Lưu trữ tối thiểu 10 năm
Hầu hết các loại hóa đơn điện tử đều phải được lưu ít nhất 10 năm. Điều này bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán.
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Báo cáo tài chính tháng, quý, năm.
- Báo cáo quyết toán và báo cáo tự kiểm tra kế toán.
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và những tài liệu liên quan khác.
Với thời hạn 10 năm, doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu thanh tra, kiểm toán, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.
Lưu trữ hóa đơn 10 năm giúp doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro về pháp lý khi thanh tra (Ảnh: Einvoice)
Lưu trữ vĩnh viễn
Một số loại tài liệu kế toán đặc biệt cần được lưu trữ vĩnh viễn. Đây thường là những chứng từ có giá trị sử liệu, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hoặc mang ý nghĩa liên quan đến an ninh, quốc phòng. Với nhóm này, hóa đơn sẽ được lưu trữ cho tới khi bị hủy hoại bởi yếu tố khách quan, không còn khả năng bảo quản.
Quyết định về việc lưu trữ vĩnh viễn thuộc quyền của người đứng đầu hoặc đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Họ sẽ dựa trên tầm quan trọng, tính lâu dài của tài liệu để phân loại và giao cho bộ phận kế toán hoặc đơn vị lưu trữ thực hiện.
Rủi ro khi lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian dài
Việc lưu trữ trong 10 năm hoặc lâu hơn mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro. Một số vấn đề thường gặp bao gồm:
- Nguy cơ mất dữ liệu do virus, hacker hoặc lỗi phần mềm.
- Hư hỏng các thiết bị lưu trữ như USB, CD, ổ cứng.
- Sai sót khi chuyển đổi định dạng dữ liệu giữa các hệ thống.
Một số rủi ro khi lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian dài (Ảnh: Thegioididong)
Do vậy, ngoài việc tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp lưu trữ an toàn. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro. Điều này không chỉ bảo vệ thông tin mà còn tránh bị xử phạt vì làm mất hóa đơn hoặc không lưu trữ đủ thời gian theo quy định.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử lưu trữ
Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến liên quan đến thời hạn hủy hóa đơn điện tử:
1. Có thể lưu hóa đơn điện tử ít hơn 10 năm không?
Không. Theo luật kế toán, hóa đơn điện tử phải được lưu tối thiểu 10 năm. Lưu ngắn hơn sẽ bị coi là vi phạm và có thể bị xử phạt.
2. Hóa đơn lưu trữ vĩnh viễn có bao giờ được hủy không?
Có, nhưng chỉ trong trường hợp tài liệu đã bị hủy hoại tự nhiên, không còn khả năng bảo quản.
3. Doanh nghiệp nên chọn cách lưu trữ hóa đơn điện tử nào an toàn nhất?
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chức năng sao lưu tự động, lưu trữ đám mây và phục hồi dữ liệu khi cần. Đây là cách hạn chế rủi ro tối đa.
Có thể thấy, câu hỏi hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu thì được hủy đã được pháp luật quy định rõ ràng. Thời hạn tối thiểu là 10 năm và với một số tài liệu quan trọng thì cần lưu trữ vĩnh viễn. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc để tránh vi phạm, đồng thời nên đầu tư giải pháp công nghệ an toàn nhằm bảo vệ dữ liệu trong suốt thời gian dài. Đây chính là cách vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa giúp hoạt động kinh doanh diễn ra bền vững và minh bạch hơn.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
.jpg)
