.jpg)
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, kế toán và quản lý thuế. Nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân vẫn còn băn khoăn về khái niệm hóa đơn điện tử là gì, những ai phải áp dụng và các quy định pháp lý liên quan. Việc hiểu rõ nội dung này không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, giảm rủi ro và tăng hiệu quả công việc.
Hóa đơn điện tử là gì theo quy định pháp luật?
Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
- Hóa đơn điện tử là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Đây là hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch.
- Hóa đơn có thể khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có hai loại chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Mã này bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa từ cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do doanh nghiệp lập và gửi cho khách hàng mà không cần mã xác thực từ cơ quan thuế.
Tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì theo quy định pháp luật? (Nguồn: EVN)
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025
Căn cứ Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, phạm vi áp dụng bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gồm: Doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam; Chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động thương mại; Tổ chức kinh doanh không phải doanh nghiệp; Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ số.
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Cơ quan thuế, cơ quan hải quan.
- Tổ chức thu phí, lệ phí và có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN.
- Tổ chức cung cấp phần mềm, dịch vụ hóa đơn điện tử.
Như vậy, gần như tất cả các chủ thể tham gia vào quá trình giao dịch kinh doanh đều nằm trong phạm vi áp dụng.
Những hành vi bị cấm liên quan đến hóa đơn điện tử
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định rõ ràng hành vi bị cấm liên quan đến hóa đơn điện tử
Các hành vi bị cấm đối với công chức thuế gồm có:
- Gây khó khăn, phiền hà khi doanh nghiệp mua hóa đơn.
- Bao che, thông đồng cho hành vi sử dụng hóa đơn giả, không hợp pháp.
- Nhận hối lộ trong quá trình thanh tra, kiểm tra hóa đơn.
Các hành vi bị cấm đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc liên quan gồm có:
- Làm giả, sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
- Cản trở công chức thuế khi kiểm tra.
- Xâm nhập trái phép, phá hủy hệ thống thông tin hóa đơn.
- Đưa hối lộ nhằm trục lợi bất chính.
- Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định.
Lưu ý những hành vi bị cấm liên quan đến hóa đơn điện tử (Nguồn: Tạp chí Tài chính)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì:
1. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?
Có. Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy nếu tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều thuộc đối tượng áp dụng, trừ một số trường hợp đặc biệt được miễn theo quy định.
3. Nếu làm mất dữ liệu hóa đơn điện tử thì phải làm sao?
Doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hoặc cơ quan thuế để khôi phục dữ liệu, đồng thời có biện pháp sao lưu định kỳ để tránh rủi ro.
Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, phân loại, đối tượng áp dụng cũng như những hành vi bị cấm trong quá trình sử dụng. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật, tối ưu quản lý và xây dựng uy tín trong giao dịch.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
.jpg)
