Trong kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành xu hướng tất yếu và là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Với sự ra đời của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy trình phát hành hóa đơn điện tử ngày nay được đơn giản hóa để vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.
Hóa đơn điện tử và đối tượng áp dụng
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử (HĐTT) là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Điểm đặc biệt của loại hóa đơn này là được khởi tạo, lập và lưu trữ bằng phương tiện điện tử thay cho việc in ấn giấy tờ truyền thống.
Theo quy định, những nhóm dưới đây cần làm thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử:
- Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam
- Các chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, dịch vụ
- Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
- Các tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh
Như vậy, có thể thấy gần như toàn bộ hoạt động kinh doanh đều phải tuân thủ quy trình phát hành HĐĐT để đảm bảo tính hợp pháp và đúng quy định pháp luật.
Gần như toàn bộ hoạt động kinh doanh đều phải tuân thủ quy trình phát hành HĐĐT (Nguồn: VOV)
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc đăng ký và phát hành HĐĐT là thủ tục bắt buộc trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
Chuẩn bị trước khi đăng ký
Để quy trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh và mã số thuế hợp lệ
- Chữ ký số theo quy định pháp luật
- Máy tính kết nối internet và hệ thống hạ tầng ổn định
Các bước thực hiện chi tiết
Sau đây là các bước thực hiện chi tiết:
- Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT: Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị uy tín, có kinh nghiệm, giá cả hợp lý và dịch vụ hỗ trợ 24/7.
- Bước 2: Cài đặt phần mềm: Phần mềm do nhà cung cấp cung cấp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, lập và xuất hóa đơn nhanh chóng.
- Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Hồ sơ bao gồm: Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP); Mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng; Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc CMND/CCCD của người đại diện pháp luật
- Bước 4: Nộp hồ sơ: Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp online qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 5: Chờ phê duyệt: Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử xác nhận chấp thuận hoặc từ chối đăng ký.
- Bước 6: Bắt đầu phát hành hóa đơn: Khi đã được chấp thuận, doanh nghiệp có thể chính thức xuất HĐĐT qua phần mềm đã cài đặt.
Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành HĐĐT
Một điểm thay đổi lớn trong quy định hiện nay là doanh nghiệp không còn cần lập “Thông báo phát hành HĐĐT” gửi cơ quan thuế như trước kia. Điều này giúp thủ tục hành chính trở nên nhẹ nhàng hơn, giảm bớt áp lực cho doanh nghiệp mới thành lập. Thay vào đó, chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ là có thể triển khai.
Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành HĐĐT (Nguồn: VietNamNet)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về quy trình phát hành hóa đơn điện tử:
1. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải đăng ký HĐĐT ngay không?
Có. Tất cả doanh nghiệp mới thành lập sau 1/7/2022 đều bắt buộc phải thực hiện đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
2. Nếu chưa có chữ ký số thì có thể phát hành HĐĐT được không?
Không. Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử, vì vậy doanh nghiệp phải có chữ ký số trước khi phát hành.
3. Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký mất bao lâu?
Thông thường, cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp.
Có thể thấy, quy trình phát hành hóa đơn điện tử hiện nay đã được tinh gọn, dễ thực hiện và mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý. Việc nắm rõ từng bước chuẩn bị và đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nhanh chóng đưa hệ thống hóa đơn điện tử vào sử dụng.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
.jpg)
