Khi nào chủ shop nên chọn mua hay thuê máy POS?

Trong bối cảnh bán lẻ ngày càng cạnh tranh, công nghệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và quản lý doanh thu. Một trong những câu hỏi thường gặp là: “Khi nào chủ shop nên chọn mua hay thuê máy POS?”. Đây không chỉ là quyết định tài chính mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành lâu dài. Hãy cùng tìm hiểu để có cái nhìn toàn diện và đưa ra lựa chọn phù hợp cho cửa hàng của bạn.

Khi nào chủ shop nên thuê máy POS?

Khi mới bắt đầu kinh doanh hoặc muốn thử nghiệm mô hình mới, nhiều chủ shop phân vân liệu có nên bỏ chi phí lớn để sở hữu thiết bị hay chỉ thuê để giảm gánh nặng ban đầu. Việc thuê máy POS mang đến sự linh hoạt giúp doanh nghiệp tránh phải chi những khoản đầu tư lớn ban đầu.

Thuê máy POS giúp doanh nghiệp nhỏ giảm chi phí ban đầu (Nguồn: CAKE by VPBank)

Dưới đây là những trường hợp nên cân nhắc thuê máy POS:

• Thích hợp với cửa hàng ngắn hạn hoặc pop-up store: Nếu bạn chỉ kinh doanh trong một khoảng thời gian ngắn như hội chợ hoặc sự kiện, thuê máy POS là giải pháp tiết kiệm.
• Giảm áp lực tài chính ban đầu: Với những cửa hàng mới mở, việc thuê giúp bạn không phải bỏ ra số tiền lớn mà chỉ trả chi phí hàng tháng tùy theo gói dịch vụ.
• Không lo về bảo trì, nâng cấp: Khi thuê máy POS, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì định kỳ giúp chủ shop an tâm hơn trong quá trình sử dụng.
• Linh hoạt khi thay đổi mô hình kinh doanh: Nếu cửa hàng thay đổi địa điểm hoặc quy mô, việc thuê máy POS giúp bạn dễ dàng nâng cấp hoặc hủy hợp đồng mà không bị ràng buộc lâu dài.

Khi nào chủ shop nên mua máy POS?

Khác với thuê, việc mua máy POS phù hợp với các cửa hàng có kế hoạch kinh doanh lâu dài và muốn kiểm soát thiết bị của riêng mình. Đây là khoản đầu tư có thể giúp tiết kiệm chi phí về sau và mang lại sự chủ động hơn trong vận hành.

Mua máy POS giúp chủ shop chủ động hơn trong vận hành kinh doanh (Nguồn: Home Credit)

Trong những trường hợp sau, mua máy POS thường là lựa chọn tối ưu:

• Phù hợp với kinh doanh ổn định, lâu dài: Khi cửa hàng hoạt động thường xuyên với lượng giao dịch lớn, mua máy POS giúp tiết kiệm hơn so với việc thuê dài hạn.
• Sở hữu đầy đủ tính năng nâng cao: Các dòng máy POS hiện nay tích hợp nhiều chức năng như in hóa đơn, quản lý kho, theo dõi doanh thu và báo cáo bán hàng. Sở hữu thiết bị này giúp bạn chủ động hơn trong sử dụng.
• Tối ưu chi phí lâu dài: Dù chi phí ban đầu cao hơn, nhưng sau vài năm, tổng chi phí mua thường thấp hơn nhiều so với thuê máy liên tục.
• Không phụ thuộc vào nhà cung cấp: Khi mua, bạn toàn quyền quyết định về bảo trì, nâng cấp hoặc chuyển đổi phần mềm theo nhu cầu thay vì bị giới hạn bởi hợp đồng thuê.
• Đảm bảo tính ổn định: Máy POS do bạn sở hữu sẽ ít bị gián đoạn do thay đổi dịch vụ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp.

So sánh mua và thuê máy POS

Trước khi quyết định, nhiều chủ shop muốn có sự so sánh trực quan giữa hai hình thức này. Việc cân nhắc ưu – nhược điểm sẽ giúp bạn xác định lựa chọn nào phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình.

Chủ shop lựa chọn thuê hay mua máy POS phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh (Nguồn: VIB)

Dưới đây là một số điểm so sánh cơ bản giữa mua và thuê máy POS:

FAQ – Câu hỏi thường gặp về mua và thuê máy POS

Để giúp chủ shop dễ dàng đưa ra quyết định, dưới đây là những thắc mắc phổ biến xoay quanh chủ đề này.

• Thuê máy POS có đắt không?

Tùy nhà cung cấp, chi phí thuê có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng. Một số đơn vị hỗ trợ miễn phí thuê nếu doanh số đạt yêu cầu.

• Mua máy POS có được hỗ trợ kỹ thuật không?

Khi mua tại các nhà cung cấp uy tín, bạn vẫn được hỗ trợ cài đặt và bảo hành ban đầu. Tuy nhiên, sau thời gian bảo hành, chi phí sửa chữa sẽ do bạn chi trả.

• Nếu mất kết nối internet thì máy POS có hoạt động không?

Nhiều dòng máy POS hiện đại hỗ trợ chế độ offline, cho phép lưu trữ giao dịch và đồng bộ khi có mạng trở lại nhằm giúp tránh gián đoạn bán hàng.

Như vậy, việc xác định “Khi nào chủ shop nên chọn mua hay thuê máy POS” phụ thuộc vào quy mô, chiến lược và khả năng tài chính của từng cửa hàng. Nếu bạn mới khởi nghiệp hoặc cần sự linh hoạt, thuê máy POS sẽ là lựa chọn an toàn. Ngược lại, nếu bạn có kế hoạch dài hạn và muốn tối ưu chi phí lâu dài, mua máy POS chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn.

Xem thêm:

5 tiêu chí chọn máy POS phù hợp nhất cho người mới

Máy POS có tích hợp được với phần mềm kế toán không?