Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ quản lý tài chính và thuế quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện ký số theo đúng quy định. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ký số trên hóa đơn điện tử để bạn có thể thao tác chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

Các bước thực hiện cách ký số trên hóa đơn điện tử

Để ký số một hóa đơn điện tử, người dùng cần thao tác tuần tự trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng. 3 bước cơ bản gồm:

Chọn hóa đơn cần ký

Đầu tiên, sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống phần mềm, bạn cần duyệt qua danh sách các hóa đơn điện tử đang chờ xử lý. Đây có thể là những hóa đơn vừa được lập hoặc những hóa đơn đã được kiểm tra nội dung nhưng chưa có chữ ký số.

Khi chọn đúng hóa đơn cần ký, bạn sẽ đảm bảo quá trình xác thực thông tin chính xác, tránh trường hợp nhầm lẫn hoặc ký nhầm vào hóa đơn chưa đúng dữ liệu. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hiệu lực pháp lý sau này.

Chọn hóa đơn điện tử cần ký số (Ảnh: Viettel)

Ngoài ra, nhiều phần mềm còn cung cấp chức năng lọc hóa đơn theo ngày lập, mã số thuế khách hàng hoặc trạng thái. Người dùng có thể tận dụng công cụ này để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và giảm rủi ro sai sót.

Thực hiện ký số

Sau khi chọn hóa đơn, bạn tìm đến nút hoặc biểu tượng “Ký số” trên giao diện phần mềm. Tại đây, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn chứng thư số của doanh nghiệp. Thông thường, chứng thư số được lưu trữ trong USB Token hoặc thông qua HSM (Hardware Security Module).

Tiếp theo, nhập mã PIN tương ứng để kích hoạt chữ ký số. Lúc này, hệ thống sẽ mã hóa thông tin và gắn chữ ký số trực tiếp vào nội dung hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn có tính xác thực, chống sửa đổi hoặc xâm phạm trái phép.

Việc ký số đúng quy định cũng đồng nghĩa rằng hóa đơn đã được xác nhận bởi chủ sở hữu hợp pháp, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân thủ.

Thêm chữ ký số vào hóa đơn điện tử (Ảnh: FASTCA)

Gửi hóa đơn sau khi ký số

Khi quá trình ký số hoàn tất, phần mềm sẽ tự động lưu lại hóa đơn đã được gắn chữ ký số. Lúc này, bạn có thể gửi hóa đơn cho người mua thông qua email hoặc các kênh điện tử khác. Đồng thời, hệ thống cũng gửi bản hóa đơn này đến cơ quan thuế để quản lý.

Bước gửi hóa đơn không chỉ là thủ tục kỹ thuật mà còn là bước xác nhận cuối cùng giúp hóa đơn chính thức có hiệu lực. Người mua nhận được hóa đơn đã ký số sẽ dễ dàng tra cứu, lưu trữ và sử dụng cho các hoạt động kế toán, khấu trừ thuế.

Ngoài ra, bạn nên lưu trữ thêm bản sao hóa đơn trong hệ thống nội bộ để phục vụ cho công tác đối chiếu và kiểm tra sau này.

Lưu ý quan trọng khi ký số trên hóa đơn điện tử

Để quá trình ký số diễn ra thuận lợi và hợp pháp, doanh nghiệp cần chú ý đến những điểm sau:

• Chữ ký số phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.
• Đảm bảo chứng thư số còn hiệu lực, không bị thu hồi hoặc hết hạn.
• Mã PIN dùng để ký số cần được bảo mật tuyệt đối, tránh để lộ hoặc sử dụng sai mục đích.
• Sau khi ký số nên kiểm tra lại hóa đơn để chắc chắn chữ ký đã được chèn chính xác.

Lưu ý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử (Ảnh: Ubot)

Những lưu ý này giúp doanh nghiệp không chỉ thực hiện đúng các bước ký số trên hóa đơn điện tử mà còn hạn chế tối đa rủi ro về pháp lý và an ninh thông tin.

FAQ - Câu hỏi thường gặp về các bước ký số trên hóa đơn điện tử

Để giúp bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến việc ký số trên hóa đơn điện tử cùng lời giải đáp ngắn gọn.

1. Nếu quên mã PIN chữ ký số thì có ký hóa đơn điện tử được không?

Không. Bạn cần liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ cấp lại hoặc khôi phục mã PIN mới.

2. Có thể ký số hóa đơn điện tử bằng nhiều chữ ký số khác nhau không?

Có. Tuy nhiên, các chữ ký số phải hợp lệ và được doanh nghiệp đăng ký sử dụng, thường áp dụng trong trường hợp nhiều người cùng được ủy quyền ký hóa đơn.

3. Hóa đơn điện tử chưa ký số có giá trị pháp lý không?

Không. Hóa đơn chỉ có giá trị khi đã được ký số hợp lệ vì chữ ký số là yếu tố xác thực thông tin và đảm bảo tính pháp lý.

Thực hiện đúng cách ký số trên hóa đơn điện tử là bước quan trọng để hóa đơn có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận. Doanh nghiệp cần thao tác cẩn thận từ khâu chọn hóa đơn, ký số cho đến gửi đi nhằm tránh sai sót và rủi ro không đáng có. Với sự chuẩn bị đầy đủ về chữ ký số, chứng thư số và phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, quy trình này sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn rất nhiều.

Xem thêm:

Hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu?

Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?