Trong thời đại số, việc quản lý và xuất hóa đơn bán hàng không còn là công việc thủ công, dễ sai sót như trước. Thay vào đó, doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tuân thủ quy định pháp luật. Nhưng giữa hàng loạt lựa chọn trên thị trường, phần mềm nào hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng tốt nhất? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn định hình rõ tiêu chí chọn phần mềm phù hợp và gợi ý những giải pháp phần mềm đang được đánh giá cao hiện nay.
Tiêu chí đánh giá phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng
Trước khi trả lời câu hỏi phần mềm nào hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng tốt nhất, bạn cần xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp mình và những tiêu chí quan trọng sau:
Tính hợp pháp và tích hợp với hệ thống của Tổng cục Thuế
Phần mềm phải đáp ứng các yêu cầu mới nhất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, phần mềm xuất hóa đơn cũng cần phải đáp ứng các tiêu chí:
- Có mã xác thực hoặc kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Được cấp phép chính thức từ nhà cung cấp có uy tín.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Một phần mềm dù mạnh đến đâu nhưng nếu khó thao tác thì vẫn gây khó khăn cho nhân viên kế toán. Vì vậy, phần mềm lý tưởng cần:
- Có giao diện trực quan, không rườm rà.
- Dễ thao tác kể cả với người không am hiểu công nghệ.
- Có tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
Tính năng đầy đủ, hỗ trợ đa dạng loại hình doanh nghiệp
Tuỳ vào ngành nghề, mô hình hoạt động, phần mềm phải đảm bảo đáp ứng các nghiệp vụ khác nhau như:
- Xuất hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn điều chỉnh, thay thế,...
- Kết nối với phần mềm kế toán hoặc hệ thống bán hàng có sẵn.
- Quản lý danh mục khách hàng, sản phẩm, thuế suất linh hoạt.
Lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn cho doanh nghiệp (Ảnh: KiotViet)
Top phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng được đánh giá cao
Dưới đây là một số phần mềm nổi bật mà bạn có thể tham khảo khi đang phân vân chọn phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng tốt nhất.
MISA meInvoice
Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA là một trong những lựa chọn phổ biến nhất tại Việt Nam.
Ưu điểm:
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA và nhiều phần mềm bán hàng khác.
- Giao diện thân thiện, dễ thao tác.
- Hỗ trợ ký số nhanh chóng và đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
Nhược điểm:
- Một số tính năng nâng cao bị giới hạn ở gói cao cấp.
- Khi sử dụng kết hợp với phần mềm khác ngoài hệ sinh thái MISA có thể cần thêm chi phí tích hợp hoặc hỗ trợ kỹ thuật riêng.
- Giao diện hơi cũ so với các phần mềm mới hiện nay.
Hóa đơn điện tử Viettel (Viettel Invoice)
Là sản phẩm của Tập đoàn Viettel, phần mềm này sở hữu hạ tầng công nghệ vững mạnh.
Ưu điểm:
- Được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn.
- Dễ dàng tích hợp với hệ thống ERP, CRM,...
- Bảo mật cao, tốc độ xử lý nhanh.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng cao so với mặt bằng chung
- Giao diện nhiều chức năng dễ khiến người mới sử dụng cảm thấy khó tiếp cận.
Fast e-Invoice
Fast là đơn vị lâu năm trong lĩnh vực phần mềm kế toán nên phần mềm hóa đơn điện tử cũng được đánh giá tốt.
Ưu điểm:
- Tích hợp trực tiếp với hệ thống kế toán Fast.
- Giao diện gọn nhẹ, thao tác nhanh.
- Hỗ trợ nhiều loại định dạng hóa đơn và thiết kế mẫu linh hoạt.
Nhược điểm:
- Tính năng tích hợp mạnh mẽ nhất khi sử dụng chung với phần mềm kế toán Fast, nếu dùng độc lập sẽ kém tiện lợi hơn.
- Chưa hỗ trợ ứng dụng điện thoại riêng để người dùng quản lý hóa đơn từ xa.
- Hạn chế các tiện ích phụ trợ như báo cáo phân tích chuyên sâu hay quản lý nhiều chi nhánh linh hoạt.
Fast e-Invoice là một trong những phần mềm được ưa chuộng (Ảnh: Phần mềm Fast)
Nên chọn phần mềm nào hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng tốt nhất?
Có thể thấy, không có phần mềm xuất hóa đơn nào là hoàn hảo tuyệt đối. Mỗi giải pháp đều có điểm mạnh, điểm yếu riêng. Vì thế, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và quy trình nội bộ của từng doanh nghiệp mà lựa chọn được công cụ phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.
Với doanh nghiệp nhỏ, đơn giản có thể ưu tiên phần mềm dễ dùng, giá hợp lý như MISA meInvoice. Với doanh nghiệp lớn, yêu cầu tích hợp hệ thống sâu, bạn có thể chọn Viettel Invoice hoặc Fast e-Invoice.
Ngoài ra, khi lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn, bạn cũng cần đặt ra các câu hỏi:
- Phần mềm hỗ trợ kỹ thuật có tốt không?
- Chi phí sử dụng hàng năm thế nào?
- Có gói dùng thử hoặc demo để trải nghiệm không?
Một phần mềm phù hợp không nhất thiết phải đắt nhất mà phải đáp ứng đủ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn.
Chọn phần mềm tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp (Ảnh: MISA)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về phần mềm xuất hóa đơn bán hàng
-
Phần mềm hóa đơn điện tử có bắt buộc phải dùng không?
Có. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy.
-
Có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn trong phần mềm không?
Hầu hết các phần mềm hiện nay đều cho phép thiết kế mẫu hóa đơn tùy chỉnh hoặc lựa chọn từ các mẫu có sẵn. Một số phần mềm như MISA, Fast còn cho phép gắn logo, màu thương hiệu.
-
Nên dùng phần mềm độc lập hay tích hợp với kế toán?
Nếu bạn đã dùng phần mềm kế toán nên chọn phần mềm hóa đơn tích hợp trực tiếp để tiết kiệm thời gian nhập liệu, tránh sai sót và đồng bộ số liệu nhanh chóng.
Việc lựa chọn đúng phần mềm hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa hiệu suất công việc. Hi vọng sau bài viết này, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi: “Phần mềm nào hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng tốt nhất”, từ đó lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
