Xuất hóa đơn là một nghiệp vụ bắt buộc trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải bất kỳ giao dịch nào cũng cần xuất hóa đơn. Vậy khi nào cần xuất hóa đơn bán hàng? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này.
Các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn bán hàng
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức – cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có phát sinh doanh thu đều phải lập hóa đơn.
Dưới đây là các trường hợp phổ biến cần xuất hóa đơn bán hàng:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thu tiền: Khi phát sinh giao dịch bán hàng và nhận thanh toán, dù là tiền mặt, chuyển khoản hay hình thức bù trừ vẫn phải lập hóa đơn cho người mua.
- Bán hàng không thu tiền ngay: Trong trường hợp giao hàng trước, thu tiền sau (ghi nhận doanh thu trước), doanh nghiệp vẫn cần xuất hóa đơn theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.
- Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu: Theo quy định, dù không thu tiền nhưng nếu có phát sinh luân chuyển hàng hóa thì vẫn phải xuất hóa đơn.
- Xuất hàng hóa để cho, biếu, tặng, trao đổi: Đây là trường hợp dễ bị bỏ sót. Dù không có giao dịch mua bán nhưng hàng hóa vẫn cần ghi nhận trên hóa đơn để đảm bảo minh bạch thuế.
- Xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ: Nếu doanh nghiệp xuất hàng hóa để sử dụng nội bộ (không phục vụ sản xuất kinh doanh) thì vẫn phải xuất hóa đơn.
Việc xác định đúng khi nào cần xuất hóa đơn bán hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, tránh bị xử phạt hành chính về thuế.
Các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn bán hàng (Ảnh: Sapo)
Các trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn
Mặc dù việc xuất hóa đơn là bắt buộc trong hầu hết giao dịch nhưng vẫn có một số trường hợp được miễn hoặc không cần lập hóa đơn. Dưới đây là các tình huống phổ biến:
- Hộ kinh doanh cá thể, doanh thu nhỏ: Nếu thuộc diện không kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh thu năm dưới ngưỡng 100 triệu đồng thì có thể không bắt buộc xuất hóa đơn.
- Bán lẻ hàng hóa không yêu cầu hóa đơn: Khi bán hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng cuối (không phải doanh nghiệp), nếu người mua không yêu cầu xuất hóa đơn thì được phép không lập hóa đơn nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ.
- Bán hàng thông qua máy bán hàng tự động: Một số giao dịch nhỏ qua máy bán hàng có thể không cần lập hóa đơn ngay mà tổng hợp định kỳ.
Tuy nhiên, dù thuộc các trường hợp trên, nếu người mua yêu cầu hóa đơn, người bán vẫn phải lập và giao hóa đơn đầy đủ.
Một số trường hợp không cần xuất hóa đơn bán hàng (Ảnh: Dropfoods Viet Nam)
Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hợp lệ
Thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại giao dịch:
- Đối với hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, kể cả chưa thu tiền.
- Đối với dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ.
- Với hàng hóa khuyến mại, biếu tặng: Lập hóa đơn ngay khi xuất kho hàng hóa đó.
Nếu lập sai thời điểm, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế xử lý, truy thu hoặc phạt hành chính.
Lập hóa đơn bán hàng phải đúng thời điểm theo quy định (Ảnh: Truyền hình Cao Bằng)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về khi nào cần xuất hóa đơn bán hàng
-
Cá nhân bán hàng online nhỏ lẻ có cần xuất hóa đơn không?
Nếu bạn là cá nhân bán hàng online nhỏ lẻ, không đăng ký kinh doanh và doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn.
-
Nếu quên xuất hóa đơn, có bị phạt không?
Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ là hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.
-
Hàng khuyến mãi tặng khách có bắt buộc xuất hóa đơn không?
Có. Theo quy định, hàng khuyến mãi, biếu tặng cũng phải xuất hóa đơn như các hàng hóa thông thường, đồng thời ghi nhận doanh thu hoặc chi phí phù hợp kể cả khi không thu tiền từ người nhận.
Việc xác định đúng khi nào cần xuất hóa đơn bán hàng là yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị kinh doanh. Ngoài yếu tố tuân thủ pháp luật, xuất hóa đơn đầy đủ còn giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu, kiểm soát chi phí và minh bạch sổ sách kế toán.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
