Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) là chứng từ quan trọng để ghi nhận giao dịch, làm căn cứ kê khai thuế và hạch toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn chưa nắm rõ xuất hóa đơn đỏ cần những thông tin gì để đảm bảo hợp pháp và tránh sai sót. Bài viết này tổng hợp những quy định mới nhất giúp bạn hiểu và chuẩn bị đúng các nội dung khi lập hóa đơn.
Các thông tin bắt buộc khi lập hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC cùng hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế, một tờ hóa đơn hợp lệ phải thể hiện đầy đủ những thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn: Mỗi số hóa đơn phải được đánh liên tục, không được bỏ sót.
- Thông tin người bán: Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Hàng hóa hoặc dịch vụ: Tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Thuế suất và số tiền thuế GTGT: Xác định đúng mức thuế theo quy định.
- Tổng cộng thanh toán: Ghi rõ số tiền trước thuế, tiền thuế và tổng số phải thanh toán.
- Ngày lập hóa đơn và chữ ký: Hóa đơn điện tử có chữ ký số; hóa đơn giấy có chữ ký người lập và đóng dấu (nếu có).
Hóa đơn đỏ chỉ được chấp thuận khi có đầy đủ các thông tin cần thiếu (Nguồn: Indochine Counsel)
Những thông tin này áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Nếu thiếu bất kỳ nội dung nào, hóa đơn có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế.
Tuy nhiên, trong trường hợp khách hàng là cá nhân không có mã số thuế, phần thông tin người mua cần ghi rõ họ tên, địa chỉ (nếu có), số căn cước/hộ chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Lưu ý khi điền thông tin trên hóa đơn
Việc hiểu rõ xuất hóa đơn đỏ cần những thông tin gì chưa đủ mà người lập hóa đơn còn phải thực hiện đúng nguyên tắc để hóa đơn hợp lệ. Một số lưu ý quan trọng:
- Viết hoặc nhập dữ liệu chính xác, không tẩy xóa, không để trống thông tin bắt buộc.
- Sử dụng cùng một loại mực khi viết tay, tránh viết đè hay gạch bỏ.
- Hóa đơn điện tử cần kiểm tra kỹ định dạng và thông tin trước khi ký số gửi đi.
- Hóa đơn giấy phải kẹp đủ các liên, ghi giống nhau và giao đúng người nhận.
- Ngày lập hóa đơn phải đúng với thời điểm phát sinh nghĩa vụ bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- Nếu có chiết khấu thương mại, khuyến mại, hàng biếu tặng thì vẫn phải ghi rõ giá trị, ghi chú theo đúng quy định để cơ quan thuế dễ theo dõi.
Ngoài ra, đối với các trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hệ thống sẽ tự động cấp mã và thời gian phát hành. Người bán chỉ cần nhập đủ thông tin theo biểu mẫu và gửi để nhận mã, sau đó mới cung cấp cho khách hàng.
Ngày lập hóa đơn phải trùng khớp với thời gian phát sinh giao dịch (Nguồn: Mắt bão)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về thông tin cần có trên hóa đơn đỏ
Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến mà người lập hóa đơn hay gặp phải trong quá trình thực hiện kèm câu trả lời ngắn gọn và chính xác để bạn tham khảo nhanh:
-
Cá nhân không có mã số thuế có cần hóa đơn không?
Có. Trong trường hợp này, chỉ cần ghi rõ họ tên và địa chỉ. Cơ quan thuế không bắt buộc mã số thuế.
-
Lập sai thông tin trên hóa đơn thì xử lý như thế nào?
Nếu phát hiện sai sót cần lập biên bản điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
-
Thời điểm nào bắt buộc xuất hóa đơn điện tử?
Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Chỉ một số trường hợp đặc thù vùng sâu vùng xa chưa có hạ tầng mới được dùng hóa đơn giấy.
Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin thuế thường xuyên (Nguồn: Tạp chí Tài chính)
Việc lập hóa đơn tưởng chừng đơn giản nhưng lại là bước quan trọng trong quản lý tài chính. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản mới của Bộ Tài chính để tránh sai sót, nhất là khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Có thể thấy, trả lời cho câu hỏi xuất hóa đơn đỏ cần những thông tin gì, người bán cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về bên bán, bên mua, hàng hóa dịch vụ, thuế suất, tổng tiền, thời điểm lập và chữ ký theo đúng mẫu. Tuân thủ đúng các yêu cầu này giúp hóa đơn hợp pháp, thuận lợi cho việc khấu trừ thuế, hạch toán chi phí và tránh rủi ro bị xử phạt.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
