Nếu bạn đang kinh doanh hoặc làm việc trong lĩnh vực kế toán, tài chính, chắc hẳn cụm từ invoice đạt chuẩn không còn xa lạ. Nhưng thực tế, không phải ai cũng biết một hóa đơn đúng chuẩn cần chứa những nội dung gì để hợp lệ, đặc biệt trong môi trường giao dịch quốc tế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các thông tin bắt buộc cần có trong một invoice đạt chuẩn, từ đó tránh được các rủi ro pháp lý.
Invoice là gì và tại sao phải đúng chuẩn?
Invoice (hóa đơn) là chứng từ thể hiện giao dịch giữa bên bán và bên mua. Nó có thể được dùng để yêu cầu thanh toán, lưu trữ sổ sách kế toán hoặc làm hồ sơ khai báo thuế và hải quan.
Một invoice chỉ được xem là đạt chuẩn khi đáp ứng đầy đủ các quy định về nội dung, hình thức và có tính pháp lý rõ ràng. Việc không sử dụng invoice đạt tiêu chuẩn có thể dẫn đến:
- Giao dịch không được công nhận hợp lệ
- Không được khấu trừ thuế đầu vào
- Gặp khó khăn khi kiểm toán hoặc giải trình thuế
- Trì hoãn quá trình xuất nhập khẩu do thiếu thông tin
Tìm hiểu Invoice là gì và tại sao phải đúng chuẩn? (Nguồn: FPT)
Những thông tin bắt buộc trong một invoice đạt chuẩn
Một hóa đơn đầy đủ và hợp lệ cần có những thông tin dưới đây. Việc đảm bảo các nội dung này sẽ giúp bạn yên tâm về tính pháp lý của giao dịch.
Thông tin người bán và người mua
Hai chủ thể chính trong hóa đơn cần được xác định rõ ràng:
- Tên công ty hoặc cá nhân
- Địa chỉ liên hệ
- Mã số thuế (nếu có)
- Số điện thoại, email (tùy chọn)
Số hóa đơn và ngày lập
Đây là căn cứ quan trọng để theo dõi và tra soát giao dịch. Số hóa đơn nên là duy nhất. Ngày lập hóa đơn không được lùi sau ngày giao hàng.
Mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ
Thông tin sản phẩm cần minh bạch với các mục sau:
- Tên sản phẩm hoặc dịch vụ
- Đơn vị tính (cái, bộ, giờ...)
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Điều kiện thanh toán và phương thức giao hàng
Nếu thiếu phần này, invoice dễ bị từ chối hoặc trì hoãn thanh toán. Các mục sau đây sẽ giúp hai bên hiểu rõ nghĩa vụ và quyền lợi của nhau:
- Hạn thanh toán (Net 30, Net 15…)
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản, tiền mặt, COD…
- Phương thức giao hàng (nếu có): FOB, CIF...
Thuế và các khoản phụ phí (nếu có)
Đây là một phần quan trọng để tính tổng giá trị hóa đơn. Cụ thể gồm các khoản sau:
- Thuế suất GTGT, VAT hoặc thuế nhập khẩu
- Các loại phụ phí: Vận chuyển, bốc xếp, phí môi trường…
Tìm hiểu những thông tin bắt buộc trong một invoice đạt tiêu chuẩn (Nguồn: Kế Toán VN)
Tổng giá trị thanh toán
Đây là con số cuối cùng thể hiện nghĩa vụ tài chính của bên mua. Một số đơn vị còn ghi rõ bằng chữ để tăng tính xác minh. Tổng giá trị thanh toán bao gồm:
- Giá trị trước thuế
- Số tiền thuế
- Tổng cộng sau thuế
FAQ – Câu hỏi thường gặp về invoice đạt chuẩn
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về invoice đạt tiêu chuẩn:
Invoice có bắt buộc phải có chữ ký không?
Có. Đối với hóa đơn giấy, chữ ký là bắt buộc. Với hóa đơn điện tử cần có chữ ký số được chứng thực.
Có thể ghi invoice bằng tiếng Anh không?
Hoàn toàn có thể, đặc biệt trong giao dịch quốc tế. Tuy nhiên, hãy đảm bảo thông tin đầy đủ như invoice tiếng Việt.
Invoice không có mã số thuế người mua có hợp lệ không?
Nếu bên mua không phải doanh nghiệp (cá nhân), việc không ghi mã số thuế vẫn được chấp nhận. Nhưng nếu là tổ chức, thiếu mã số thuế sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Sử dụng invoice đạt chuẩn là điều quan trọng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Nó không chỉ giúp bạn đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt đối tác. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ những thông tin bắt buộc trong một hóa đơn chuẩn và có thể áp dụng ngay vào công việc hàng ngày của mình.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
