Invoice đang dần trở nên quen thuộc trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi doanh nghiệp làm việc với đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ từng loại invoice và cách sử dụng phù hợp trong từng tình huống. Vậy loại invoice phổ biến nhất hiện nay gồm những gì? Mỗi loại khác nhau như thế nào?
8 loại invoice phổ biến trong kinh doanh hiện đại
Dưới đây là danh sách chi tiết những loại invoice mà doanh nghiệp thường sử dụng:
Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ
Đây là một loại invoice không có giá trị thanh toán nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong các bước chuẩn bị giao dịch, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu.
- Đây không phải là hóa đơn chính thức.
- Dùng để báo giá tạm thời trước khi giao dịch diễn ra.
- Thường được dùng trong xuất nhập khẩu để xin giấy phép, mở LC (Letter of Credit) hoặc thủ tục hải quan.
- Proforma invoice không có giá trị thanh toán nhưng lại rất quan trọng trong việc chuẩn bị giao dịch.
Proforma Invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ (Nguồn: MISA)
Provisional Invoice - Hóa đơn tạm thời
Đây là loại hóa đơn được lập ra với mục đích kê khai tạm thời cho người mua trong khi chờ hoàn tất các bước thanh toán chính thức. Provisional Invoice không có giá trị pháp lý như một hóa đơn hoàn chỉnh, thường dùng trong các giao dịch quốc tế cần nhiều bước xác nhận và điều chỉnh thông tin trước khi chốt đơn hàng.
Final Invoice - Hóa đơn cuối cùng
Final Invoice là hóa đơn được gửi cho người mua khi tất cả điều kiện giao dịch đã hoàn tất, dùng để tiến hành thanh toán cuối cùng. Hóa đơn này sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin như:
- Số lượng và đơn giá hàng hóa
- Tổng giá trị đơn hàng
- Phương thức và điều kiện thanh toán
Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
Nếu bạn đang tìm kiếm loại invoice phổ biến trong xuất khẩu thì Commercial invoice chính là tài liệu bạn không thể thiếu.
- Là hóa đơn chính thức, có giá trị thanh toán.
- Bao gồm đầy đủ thông tin: Người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng.
- Là tài liệu không thể thiếu trong khai báo hải quan khi xuất khẩu.
- Đây là một trong những loại invoice phổ biến với doanh nghiệp xuất khẩu.
Commercial Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại (Nguồn: UBot)
Neutral Invoice - Hóa đơn trung gian
Neutral Invoice thường được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu khi bên bán không muốn tên của mình xuất hiện trong chứng từ giao dịch. Trong trường hợp này:
- Hóa đơn được ký và phát hành bởi một bên trung gian (thường là công ty logistics hoặc đối tác đại diện)
- Không thể hiện rõ tên người bán thực tế
- Loại hóa đơn này giúp đảm bảo tính bảo mật hoặc các yêu cầu chiến lược kinh doanh.
Consular Invoice - Hóa đơn lãnh sự
Là hóa đơn đặc biệt được cấp và xác nhận bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia người mua tại quốc gia người bán. Mục đích chính:
- Đảm bảo hàng hóa nhập khẩu phù hợp với quy định quốc gia nhập khẩu
- Hợp thức hóa giao dịch thương mại
- Thường dùng trong xuất nhập khẩu khi quốc gia người mua yêu cầu xác minh nguồn gốc hàng hóa kỹ lưỡng.
Customs Invoice - Hóa đơn hải quan
Customs Invoice được sử dụng để trình cho cơ quan hải quan trong quá trình xuất hoặc nhập khẩu. Vai trò của hóa đơn này là:
- Làm căn cứ tính thuế hải quan và các loại lệ phí liên quan
- Xác định chính xác giá trị hàng hóa khi làm thủ tục thông quan
- Hóa đơn hải quan cần được điền đầy đủ và chính xác để tránh chậm trễ trong quá trình kiểm tra và thông quan hàng hóa.
Electronic Invoice - Hóa đơn điện tử
Là loại hóa đơn được tạo lập, phát hành và lưu trữ thông qua hệ thống điện tử. Hóa đơn điện tử có tính pháp lý nếu được ký số theo quy định. Ưu điểm nổi bật gồm:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn
- Dễ dàng tra cứu, quản lý, lưu trữ
- Giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc làm giả hóa đơn giấy
Electronic Invoice - Hóa đơn điện tử (Nguồn: VTC)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về các loại invoice phổ biến nhất
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về các loại invoice phổ biến nhất:
Invoice có phải là hóa đơn đỏ không?
Không. Invoice là hóa đơn thương mại dùng trong giao dịch quốc tế. Hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) là chứng từ thuế ở Việt Nam.
Proforma invoice có cần chữ ký không?
Có thể có hoặc không. Tuy nhiên, để tăng tính chuyên nghiệp và phục vụ thủ tục xuất nhập khẩu, proforma invoice nên có chữ ký, đóng dấu của bên bán.
Có thể dùng cùng lúc nhiều loại invoice cho một giao dịch không?
Có. Ví dụ, bạn có thể dùng proforma invoice để báo giá trước, sau đó phát hành commercial invoice để thanh toán và cuối cùng là credit invoice nếu có chiết khấu.
Việc hiểu rõ các loại invoice phổ biến nhất sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và xử lý tài chính, kế toán một cách hiệu quả. Mỗi loại invoice mang một mục đích và giá trị pháp lý khác nhau. Vì thế, bạn hãy lựa chọn đúng mẫu hóa đơn ngay từ đầu để tránh sai sót trong quy trình kinh doanh.
Xem thêm:
Cách lập 1 invoice chuẩn theo đúng quy định
Doanh nghiệp có phải đổi giấy đăng ký kinh doanh sau khi sáp nhập không?
.jpg)
.png)
