Trong quá trình kinh doanh, việc phát hành một invoice (hóa đơn) không chỉ là thủ tục kế toán mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong giao dịch với khách hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lập 1 invoice chuẩn theo đúng quy định và phù hợp với thực tiễn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước cần thiết để tạo một invoice đầy đủ, hợp pháp và dễ hiểu.
Invoice là gì? Vì sao cần lập invoice chuẩn?
Invoice hay còn gọi “hóa đơn” vốn là chứng từ thương mại được người bán phát hành cho người mua sau khi hoàn tất giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ. Invoice ghi nhận đầy đủ thông tin về bên bán – bên mua, hàng hóa – dịch vụ đã cung cấp, đơn giá, số lượng, tổng tiền, thuế và điều kiện thanh toán.
Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc phát hành invoice chuẩn luôn cần thiết bởi lẽ:
- Là căn cứ pháp lý xác nhận giao dịch đã diễn ra
- Hỗ trợ quản lý tài chính, theo dõi dòng tiền
- Đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong giao dịch
- Là tài liệu quan trọng khi quyết toán thuế
Nắm được cách lập 1 invoice chuẩn không chỉ giúp bạn tuân thủ quy định mà còn góp phần nâng cao uy tín với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.
Chuẩn bị thông tin và chọn mẫu hóa đơn phù hợp
Trước khi bắt tay vào lập invoice, việc thu thập và chuẩn bị đầy đủ thông tin là điều tối quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Cụ thể, bạn cần lưu ý các thông tin sau:
- Thông tin công ty: Bao gồm tên công ty, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email, website và mã số thuế.
- Thông tin khách hàng: Họ tên (hoặc tên doanh nghiệp), địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại và email.
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Mô tả chi tiết sản phẩm, mã hàng (nếu có), đơn vị tính.
- Giá cả, số lượng, chiết khấu: Đơn giá, số lượng, giảm giá (nếu áp dụng).
- Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán, thời hạn, phí trễ hạn (nếu có).
Về mẫu hóa đơn, bạn có thể chọn mẫu có sẵn từ phần mềm kế toán/doanh nghiệp hoặc mẫu tự thiết kế, miễn là tuân thủ các quy định pháp luật.
Chọn mẫu hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp của bạn (Ảnh: HPT Consulting)
Điền đầy đủ thông tin chi tiết vào invoice
Khi đã có đầy đủ dữ liệu, bước tiếp theo trong cách lập 1 invoice chuẩn là điền thông tin chính xác, rõ ràng và dễ theo dõi.
- Thông tin cơ bản:
- Đặt logo công ty ở góc trên bên trái
- Tiêu đề “INVOICE” (hoặc “HÓA ĐƠN”) nổi bật ở đầu trang
- Mã số hóa đơn duy nhất, theo hệ thống đánh số
- Ngày phát hành, ngày giao hàng
- Thông tin khách hàng đầy đủ
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Bạn nên trình bày dưới dạng bảng với các cột:
- STT
- Mô tả
- Mã sản phẩm
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Đơn giá
- Thành tiền
Tính toán tổng cộng, điều khoản và gửi hóa đơn
Đây là bước không thể thiếu trong quá trình hoàn thiện một hóa đơn hợp lệ. Việc tính toán phải chính xác tuyệt đối.
- Tính toán tổng tiền:
- Tổng trước thuế: Cộng các mục thành tiền
- Thuế GTGT/VAT: Ghi rõ thuế suất và số tiền
- Phí vận chuyển (nếu có)
- Tổng cộng phải thanh toán: Tính toàn bộ các khoản trên
- Điều khoản thanh toán:
- Phương thức: Chuyển khoản, tiền mặt, thẻ…
- Thời hạn: Ví dụ “30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn”
- Thông tin tài khoản ngân hàng
- Chính sách chiết khấu sớm hoặc phí trễ hạn
- Gửi hóa đơn:
- Hóa đơn điện tử: Xuất file PDF rõ nét, gửi qua email
- Hóa đơn giấy: In trên giấy, gửi chuyển phát hoặc trao tay.
Kiểm tra kỹ tổng tính toán trước khi xuất invoice (Ảnh: Luật Việt Nam)
Lưu trữ và theo dõi thanh toán
Một phần quan trọng trong cách lập 1 invoice chuẩn là sau khi thiết lập, bạn phải có phương án lưu trữ và theo dõi để đảm bảo dòng tiền không bị đứt gãy.
- Lưu trữ:
- Hóa đơn giấy: Lưu theo số thứ tự, tháng hoặc tên khách hàng
- Hóa đơn điện tử: Lưu trữ trên hệ thống nội bộ và sao lưu định kỳ
- Theo dõi thanh toán:
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
- Thiết lập cảnh báo cho hóa đơn sắp đến hạn
- Gửi email nhắc thanh toán chuyên nghiệp, đúng thời điểm
- Xử lý đặc biệt:
- Hóa đơn điều chỉnh: Ghi lý do và tham chiếu đến hóa đơn gốc
- Hóa đơn ghi có/nợ: Áp dụng khi phát sinh hoàn tiền hoặc bổ sung chi phí
- Trễ hạn: Gửi thông báo và thương lượng cách xử lý với khách hàng
Lưu trữ hóa đơn cẩn thận vào hệ thống nội bộ (Ảnh: MISA)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách lập 1 invoice chuẩn
-
Làm sao để invoice được chấp nhận hợp lệ khi quyết toán thuế?
Hãy đảm bảo invoice có đầy đủ các thông tin bắt buộc, số hóa đơn hợp lệ, không tẩy xóa, có chữ ký điện tử (với hóa đơn điện tử) và phát hành đúng thời điểm theo quy định.
-
Có thể dùng mẫu hóa đơn thiết kế riêng không?
Hoàn toàn có thể, miễn là mẫu hóa đơn đảm bảo đầy đủ thông tin pháp lý bắt buộc, định danh rõ ràng là “HÓA ĐƠN” hoặc “INVOICE” và tuân thủ quy định về lưu trữ.
-
Cần lưu hóa đơn trong bao lâu?
Theo luật hiện hành, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế hoặc tranh chấp nếu có.
Lập một hóa đơn không chỉ là công việc kế toán đơn thuần mà còn là bước thể hiện sự chuyên nghiệp, tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp. Với hướng dẫn chi tiết trên, ắt hẳn bạn đã có thể hiểu rõ cách lập 1 invoice chuẩn từ khâu chuẩn bị, nhập liệu, kiểm tra cho đến lưu trữ và theo dõi thanh toán. Thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Xem thêm:
Hoá đơn nhập hàng có quan trọng không? Cách quản lý hoá đơn khoa học, hiệu quả
.jpg)
.png)
