Hóa đơn là công cụ không thể thiếu trong giao dịch mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn cần những nội dung gì, trình bày ra sao và tuân theo quy định nào. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các thông tin bắt buộc và những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn bán hàng là gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Dành cho tổ chức, cá nhân kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn này sử dụng cho các hoạt động như: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài. Loại hóa đơn này còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp.
- Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau cũng như khi xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài. Trên hóa đơn cần ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Mẫu hóa đơn bán hàng phải thể hiện rõ ràng, không mờ nhòe (Ảnh: Inducthanh)
Các thông tin bắt buộc trên mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn
Một mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn theo quy định hiện hành cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau để có giá trị pháp lý và thuận tiện trong việc quản lý.
Thông tin về người bán
Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ tên đơn vị bán hàng, mã số thuế, địa chỉ và số tài khoản ngân hàng (nếu có). Những thông tin này giúp định danh rõ ràng người chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn. Tên đơn vị phải đúng với đăng ký kinh doanh, mã số thuế không được sai lệch. Việc ghi thiếu hoặc nhầm thông tin có thể khiến hóa đơn bị loại khi kê khai thuế.
Thông tin về người mua
Bao gồm tên khách hàng, mã số thuế (nếu có), địa chỉ và hình thức thanh toán. Trong trường hợp người mua không có mã số thuế thì có thể để trống mục này. Tuy nhiên, nếu là giao dịch với doanh nghiệp, việc ghi đúng mã số thuế là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo khấu trừ thuế giá trị gia tăng (nếu có).
Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ
Phải nêu rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Các nội dung này cần được trình bày rõ ràng theo từng dòng. Mỗi dòng là một loại sản phẩm hoặc dịch vụ riêng biệt. Nếu có chiết khấu cần thể hiện rõ mức chiết khấu theo từng mặt hàng, không gộp chung. Trường hợp hàng hóa không chịu thuế hoặc có mức thuế suất 0%, 5%, 10% cần ghi rõ ràng.
Mã số hóa đơn, ký hiệu và ngày lập
Mỗi hóa đơn cần có mã số định danh theo dải số do cơ quan thuế cấp, kèm theo đó là ký hiệu hóa đơn để phân biệt loại hình. Ngày lập hóa đơn phải trùng với ngày giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ thực tế, không được ghi lùi hoặc ghi sai ngày.
Tổng giá trị thanh toán
Bao gồm tổng tiền trước thuế, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có) và tổng tiền thanh toán sau thuế. Trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế cần ghi rõ lý do và căn cứ miễn thuế.
Chữ ký và họ tên người lập hóa đơn
Người lập hóa đơn bắt buộc phải ký tên và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Nếu hóa đơn điện tử, chữ ký có thể là chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp. Việc thiếu chữ ký hoặc không rõ tên người lập sẽ khiến hóa đơn không đủ giá trị pháp lý.
Hóa đơn chuẩn cần thể hiện đầy đủ thông tin người bán, người mua và nội dung hàng hóa (Ảnh: In Việt Cường)
FAQ - Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn bán hàng
Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn bán hàng, người kinh doanh thường có một số câu hỏi cụ thể về tính hợp lệ, khả năng tùy biến và quy định liên quan. Dưới đây là 3 vấn đề được hỏi nhiều nhất:
-
Hóa đơn bán hàng có bắt buộc kê khai thuế không?
Không. Hóa đơn bán hàng (dùng cho hộ, cá nhân không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) không cần kê khai thuế GTGT.
-
Có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn bán hàng không?
Có. Nhưng mẫu phải tuân theo quy định về nội dung, hình thức và được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế (nếu là hóa đơn đặt in).
-
Hóa đơn viết tay có còn được chấp nhận không?
Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt (như hộ kinh doanh nhỏ lẻ) mới được sử dụng hóa đơn viết tay theo mẫu sẵn có.
Hi vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn và cách xây dựng hóa đơn đúng quy định, chuyên nghiệp. Khi tuân thủ đầy đủ các yếu tố trên, bạn sẽ tránh được rủi ro pháp lý và tạo được uy tín với khách hàng.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
