Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT có gì khác nhau?

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT có gì khác nhau. Việc nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế hoặc các thủ tục hành chính. 

Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT dựa trên bản chất và đối tượng sử dụng

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT được áp dụng trong từng bối cảnh riêng, phù hợp với từng đối tượng cụ thể.

Hóa đơn VAT (hay còn gọi hóa đơn giá trị gia tăng) được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn này thể hiện rõ phần thuế Giá trị gia tăng (GTGT) được tách riêng bên cạnh giá trị hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn VAT có giá trị để khấu trừ thuế đầu vào cho bên mua, nếu bên mua cũng kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

Trong khi đó, hóa đơn bán hàng áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, không thể hiện thuế GTGT một cách riêng biệt trên hóa đơn và không có giá trị khấu trừ thuế cho người mua.

Như vậy, tùy vào phương pháp kê khai thuế mà doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng loại hóa đơn phù hợp. Và chính sự khác biệt này là yếu tố quan trọng trong việc hạch toán và quản lý thuế.

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT được áp dụng trong bối cảnh khác nhau (Ảnh: MISA)

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT có gì khác nhau về nội dung và hình thức?

Vậy làm thế nào để phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT dưới góc độ nội dung và hình thức trình bày trên hóa đơn. Một số điểm khác biệt có thể kể đến như sau:

Như vậy, khi lập hóa đơn, người bán cần xác định đúng loại hóa đơn áp dụng để tránh rủi ro về thuế hoặc bị xử phạt hành chính.

Những lưu ý khi sử dụng hai loại hóa đơn trong thực tế kế toán

Không ít doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn hoặc sử dụng sai loại hóa đơn, dẫn đến những hệ lụy không mong muốn. Vì vậy, để hiểu đúng hơn hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT, bạn cần lưu ý thêm một số điểm sau:

• Không được sử dụng hóa đơn VAT nếu không đăng ký phương pháp khấu trừ thuế.
• Không sử dụng hóa đơn bán hàng cho các hoạt động cần xuất hóa đơn để khách hàng khấu trừ thuế đầu vào.
• Đối với giao dịch giữa hai doanh nghiệp cùng kê khai khấu trừ, hóa đơn VAT là bắt buộc để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
• Kê khai và báo cáo hóa đơn cần đúng kỳ, đúng mẫu, đặc biệt khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Như vậy, việc hiểu rõ và phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn bảo vệ quyền lợi thuế của mình.

Không ít doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn hoặc sử dụng sai loại hóa đơn, dẫn đến những hệ lụy không mong muốn (Ảnh: Tân Hưng Hà)

FAQ – Câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT 

• Cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có thể sử dụng hóa đơn VAT không?

Không. Chỉ những tổ chức, doanh nghiệp đăng ký và được chấp thuận kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ mới được sử dụng hóa đơn VAT. 

• Có thể chuyển đổi từ hóa đơn bán hàng sang hóa đơn VAT được không?

Được, nhưng doanh nghiệp cần đăng ký lại phương pháp kê khai thuế từ trực tiếp sang khấu trừ với cơ quan thuế. Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp mới có thể phát hành hóa đơn VAT thay vì hóa đơn bán hàng.

• Bên mua có thể yêu cầu xuất hóa đơn VAT thay vì hóa đơn bán hàng không?

Chỉ khi bên bán là đối tượng đủ điều kiện xuất hóa đơn VAT thì mới có thể xuất được hóa đơn VAT. Nếu bên bán chỉ sử dụng hóa đơn bán hàng thì không thể xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu của bên mua.

Hiểu rõ từng loại hóa đơn để áp dụng đúng (Ảnh: Einvoice)

Việc hiểu rõ hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT có gì khác nhau không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng loại hóa đơn mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, việc nắm chắc sự khác biệt này sẽ giúp bạn xử lý các vấn đề tài chính minh bạch, hợp pháp và hiệu quả hơn.

Xem thêm:

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì cần xuất hóa đơn đỏ?

Xuất hóa đơn bán hàng muộn có bị phạt không?