Liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì?

Nếu bạn là chủ tạp hóa, quản lý kho hàng hay chỉ đơn giản là người mua bán hàng hóa thường xuyên, chắc hẳn bạn đã ít nhất một lần nhìn thấy một tờ hóa đơn GTGT với 2 đến 3 liên giấy carbon. Nhưng liệu bạn có bao giờ tự hỏi: liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì và có vai trò gì trong quy trình mua bán, kế toán hay chỉ đơn thuần là bản lưu? Trong bài viết này, cùng tìm hiểu từng lớp thông tin xung quanh liên 3 của hóa đơn - phần quan trọng trong hệ thống quản lý và lưu trữ chứng từ tài chính.

Hiểu đúng về cấu trúc các liên trong hóa đơn

Trước khi tìm hiểu liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì, hãy cùng điểm qua cấu trúc phổ biến của hóa đơn GTGT và mục đích của từng liên. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung vị trí và vai trò cụ thể của liên 3.

Thông thường, hóa đơn được in thành 2 hoặc 3 liên, mỗi liên có màu khác nhau và dành cho đối tượng khác nhau:

• Liên 1 (màu đỏ): Giao cho bên bán hàng để lưu trữ và phục vụ kê khai thuế.
• Liên 2 (màu xanh hoặc tím): Giao cho khách hàng mua hàng, dùng để chứng minh giao dịch hoặc quyết toán thuế.
• Liên 3 (màu vàng): Đây là bản lưu nội bộ, tùy doanh nghiệp mà có thể có hoặc không.

Các liên trong hóa đơn (Ảnh: Shopee)

Trong hệ thống ba liên này, liên 3 thường bị xem nhẹ, nhưng thực chất, nó có vai trò quan trọng không kém, nhất là khi doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu bán hàng nội bộ hoặc xử lý tranh chấp.

Vai trò thực tế của liên 3 trong quy trình quản lý và lưu trữ

Liên 3 không chỉ là một bản sao đơn thuần. Nó đóng vai trò hỗ trợ cho quá trình vận hành và kiểm soát chứng từ nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh quy trình kiểm toán ngày càng chặt chẽ và minh bạch hơn.

Tăng cường quản lý nội bộ và hậu kiểm

Liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì? Một trong những lý do phổ biến nhất để doanh nghiệp giữ lại liên 3 chính là phục vụ mục đích hậu kiểm. Dù hóa đơn điện tử đã phổ biến từ 2020 đến nay, nhiều cơ sở bán lẻ và đơn vị nhỏ lẻ vẫn sử dụng hóa đơn giấy hoặc song song hai hình thức. Trong những trường hợp cần kiểm tra chéo thông tin, liên 3 là bằng chứng quan trọng để so sánh dữ liệu với liên 1 và liên 2.

Năm 2025, xu hướng chuyển đổi số trong quản lý bán lẻ tiếp tục phát triển mạnh. Tuy nhiên, theo khảo sát của Tổng cục Thuế cuối năm 2024, vẫn có đến 31% doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam sử dụng hóa đơn giấy kèm liên 3 để lưu trữ. Điều này chứng minh rằng liên 3 vẫn có đất sống nhất định và chưa thể thay thế hoàn toàn.

Giải đáp liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì? (Ảnh: Văn Phòng Phẩm)

Hỗ trợ kiểm kê và kiểm toán nội bộ

Trong nhiều doanh nghiệp, nhất là các chuỗi tạp hóa, liên 3 được sử dụng để đối chiếu với sổ sách và phần mềm quản lý bán hàng định kỳ. Ví dụ, nếu hệ thống ghi nhận doanh thu 500 sản phẩm trong ngày, nhưng thực tế chỉ có 480 sản phẩm được in hóa đơn liên 1 thì liên 3 là một công cụ quan trọng giúp xác minh lại từng giao dịch.

Bên cạnh đó, với các đơn vị chưa đồng bộ hoàn toàn với phần mềm kế toán, việc lưu trữ liên 3 theo từng ngày/tháng sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian khi tổng hợp báo cáo doanh số hay rà soát số liệu đầu kỳ/cuối kỳ.

Những lưu ý khi sử dụng và bảo quản liên 3 của hóa đơn

Sau khi hiểu rõ liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì, bước tiếp theo là biết cách sử dụng và bảo quản đúng để tránh mất mát hay sai sót khi cần tra cứu.

Cách sử dụng liên 3 hiệu quả trong kinh doanh nhỏ lẻ

Đặc biệt với các tiệm tạp hóa hoặc nhà bán hàng quy mô nhỏ, liên 3 thường bị bỏ qua hoặc không lưu đúng cách. Dưới đây là một số gợi ý để bạn tối ưu hóa việc dùng liên 3:

• Tách riêng các hóa đơn bán lẻ theo từng ngày, kẹp hoặc đóng thành từng cuốn.
• Dán nhãn rõ ràng theo ngày/tháng để dễ tra cứu.
• Nếu có thể, nhập số hóa đơn vào phần mềm quản lý bán hàng, kèm mã hóa đơn để tăng độ chính xác.

Việc tổ chức tốt liên 3 sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần đối chiếu, đặc biệt trong mùa quyết toán thuế.

Cách sử dụng liên 3 hiệu quả trong kinh doanh nhỏ lẻ (Ảnh: VTC News)

Cách bảo quản để tránh mờ, rách hoặc mất dữ liệu

Vì liên 3 thường in trên giấy carbon (mỏng hơn liên 1, liên 2), nên việc bảo quản cần cẩn trọng hơn. Một số lưu ý:

• Tránh để liên 3 ở nơi ẩm, dễ bị mục hoặc lem mực.
• Dùng túi zip hoặc hộp nhựa kín để cất giữ theo từng tháng.
• Tránh để gần nguồn nhiệt vì giấy than rất dễ bay chữ.

Năm 2025, xu hướng số hóa tài liệu giấy đang được khuyến khích bởi Bộ Tài chính. Tuy nhiên, việc số hóa hóa đơn cũ chưa phải là bắt buộc. Do đó, liên 3 vẫn là tài liệu “gốc” quan trọng nếu xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra bất ngờ.

FAQ - Câu hỏi thường gặp về liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì

Liên 3 của hóa đơn có giá trị pháp lý không?

Không. Liên 3 chủ yếu phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp. Trong trường hợp tranh chấp hoặc thanh tra thuế, liên 1 và liên 2 mới là căn cứ pháp lý chính thức.

Có bắt buộc phải in liên 3 khi sử dụng hóa đơn giấy không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn in liên 3 để dễ dàng lưu trữ và đối chiếu. Việc này giúp quy trình quản lý chứng từ được chặt chẽ hơn.

Có thể bỏ liên 3 nếu đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử?

Có thể. Hóa đơn điện tử đã có hệ thống lưu trữ trên phần mềm, nhưng nếu bạn vẫn dùng song song hai hình thức (giấy và điện tử), liên 3 vẫn nên được duy trì như một bản đối chiếu bổ sung.

Vậy là bạn đã có câu trả lời cho thắc mắc liên 3 của hóa đơn dùng để làm gì? Dù không trực tiếp được giao cho khách hay gửi lên cơ quan thuế, liên 3 của hóa đơn vẫn là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ kế toán, nhất là với các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, tiệm tạp hóa và đại lý phân phối. Hãy chủ động quản lý tốt liên 3 để doanh nghiệp của bạn không chỉ bán tốt mà còn vận hành hiệu quả hơn.

Xem thêm:

Người nộp thuế có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử ở đâu?

Tất tần tật những thông tin bạn cần biết về máy tính tiền tạp hóa