Trong kinh doanh, nhất là với những ai đang vận hành tiệm tạp hóa, sạp chợ hay buôn bán nhỏ lẻ, việc hiểu đúng về hóa đơn là điều vô cùng quan trọng. Không chỉ đơn giản là tờ giấy ghi chép lại giá tiền, hóa đơn còn là căn cứ pháp lý, là công cụ giúp kiểm soát doanh thu, chi phí và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Vậy cụ thể, hóa đơn là gì và nó quan trọng ra sao trong hoạt động kinh doanh?
Hóa đơn là gì và vai trò trong kinh doanh nhỏ lẻ
Khái niệm “hóa đơn là gì” tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại bao hàm nhiều yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính và pháp lý. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (cập nhật đến năm 2025), hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Với người bán lẻ như chủ tiệm tạp hóa hay sạp chợ, hóa đơn chính là:
- Bằng chứng cho hoạt động kinh doanh minh bạch
- Căn cứ ghi nhận doanh thu, chi phí
- Tài liệu phục vụ cho việc quyết toán thuế, kiểm toán hoặc đối chiếu công nợ
Hóa đơn là gì? (Ảnh: MPM)
Không có hóa đơn đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh có thể bị xem là “không hợp pháp”, đặc biệt trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng được số hóa và đồng bộ qua nền tảng điện tử. Điều này đặc biệt quan trọng khi tiểu thương cần chứng minh thu nhập để vay vốn, xin cấp giấy phép hoặc mở rộng kinh doanh.
Ngoài ra, hóa đơn cũng là cơ sở giúp chủ tiệm kiểm soát hàng hóa nhập - xuất, xác định lợi nhuận thật, tránh thất thoát và sai sót trong quá trình buôn bán.
Các loại hóa đơn phổ biến và cách sử dụng
Hiểu được “hóa đơn là gì” chưa đủ, bạn còn cần biết phân biệt từng loại hóa đơn để áp dụng đúng mục đích. Từ năm 2025, theo lộ trình của Tổng cục Thuế, gần như 100% hộ kinh doanh sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy hiện nay có những loại hóa đơn nào?
Hóa đơn điện tử
Đây là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Từ năm 2022, hóa đơn điện tử đã bắt buộc triển khai trên toàn quốc và đến 2025, gần như tất cả hoạt động bán hàng – cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hình thức này.
Ưu điểm:
- Không sợ thất lạc, nhàu rách như hóa đơn giấy
- Dễ dàng tra cứu, lưu trữ và gửi lại khi cần
- Hạn chế gian lận thuế nhờ quản lý tập trung
Lưu ý khi dùng hóa đơn điện tử:
- Cần đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã
- Phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn
- Có thể dùng các nền tảng miễn phí từ Tổng cục Thuế hoặc đối tác như MISA, Viettel, Fast…
Hóa đơn điện tử trở thành hình thức phổ biến hiện nay (Ảnh: Invoice Simple)
Hóa đơn giấy
Dù không còn phổ biến, nhưng một số vùng miền xa, hoặc tiệm chưa có điều kiện kết nối mạng vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy trong một số trường hợp đặc biệt (có xác nhận của cơ quan thuế).
Hóa đơn giấy bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Tuy nhiên, cần lưu ý: đến cuối năm 2025, theo kế hoạch, hóa đơn giấy sẽ bị loại bỏ hoàn toàn, trừ các trường hợp đặc biệt. Vì vậy, nếu bạn vẫn đang dùng loại này, hãy bắt đầu chuyển sang hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt.
Hóa đơn giấy sẽ sớm được loại bỏ và thay thế bằng hóa đơn điện tử (Ảnh: Bizzi)
Hóa đơn bán lẻ (không có giá trị pháp lý)
Đây là loại hóa đơn thường thấy tại các tiệm tạp hóa, in bằng tay hoặc từ máy in đơn giản. Dù không có giá trị khấu trừ thuế hay kê khai thuế, hóa đơn này vẫn có vai trò trong việc:
- Ghi nhận bán hàng nội bộ
- Giao hàng cho khách làm bằng chứng
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ: hóa đơn bán lẻ không thay thế được hóa đơn hợp pháp trong báo cáo tài chính hay kê khai thuế.
Hóa đơn bán lẻ không có giá trị về pháp lý (Ảnh: Aiprint)
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn đúng cách năm 2025
Việc hiểu hóa đơn là gì giúp chủ tiệm biết dùng đúng hóa đơn, nhưng còn phải biết sử dụng sao cho hợp pháp, tránh bị phạt. Dưới đây là những lưu ý quan trọng không nên bỏ qua trong năm 2025.
Cập nhật quy định mới về hóa đơn
Từ năm 2025, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các cập nhật mới từ Bộ Tài chính, một số điểm quan trọng cần nhớ:
- Tất cả cơ sở kinh doanh đều phải chuyển sang hóa đơn điện tử có mã
- Phải kê khai hóa đơn điện tử đúng thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin: tên công ty/tiệm, mã số thuế (nếu có), hàng hóa, đơn giá, tổng tiền…
Nếu bạn là hộ kinh doanh cá thể và không có mã số thuế, vẫn có thể lập hóa đơn điện tử thông qua mã định danh được cấp qua app Thuế điện tử (etax-mobile hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia).
Cập nhật mới nhất các quy định về hóa đơn cho doanh nghiệp (Ảnh: oneSME)
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Dù biết rõ hóa đơn là gì, nhiều chủ tiệm vẫn hay mắc phải những lỗi dưới đây:
- Viết hóa đơn sai ngày, dẫn đến sai lệch doanh thu
- Thiếu thông tin khách hàng, khiến hóa đơn không có giá trị
- Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian quy định (tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán)
- Dùng phần mềm hóa đơn không đạt chuẩn, gây rủi ro về pháp lý
FAQ - Câu hỏi thường gặp về hóa đơn là gì
Tôi chỉ bán hàng nhỏ lẻ, không có công ty thì có cần dùng hóa đơn không?
Có. Nếu bạn có đăng ký kinh doanh, dù là cá thể hay hộ kinh doanh nhỏ, vẫn cần sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới từ năm 2025.
Không lập hóa đơn khi bán hàng có bị phạt không?
Có. Tùy theo mức độ và hành vi vi phạm, bạn có thể bị phạt từ vài trăm ngàn đến hàng chục triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn bán lẻ viết tay có được chấp nhận khi báo cáo thuế không?
Không. Hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý để khấu trừ hay kê khai thuế. Bạn cần sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định.
Tóm lại, hiểu rõ hóa đơn là gì không chỉ giúp chủ tiệm kinh doanh hợp pháp mà còn nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng. Trong thời kỳ chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, việc làm quen với hóa đơn điện tử và tuân thủ đúng quy định là chìa khóa để phát triển bền vững. Nếu bạn đang kinh doanh và còn nhiều bỡ ngỡ với khái niệm này, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm tại VinShop để được hỗ trợ kịp thời nhé!
Xem thêm:
.jpg)
.png)
