Khi kinh doanh hoặc vận hành một cửa hàng tạp hóa, bạn chắc chắn sẽ gặp những loại giấy tờ liên quan đến vận chuyển, giao nhận hay thanh toán. Một trong số đó là giấy chứng từ, thứ tưởng chừng nhỏ bé nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Vậy chính xác thì giấy chứng từ là giấy gì và được dùng để làm gì? Có phải ai làm kinh doanh cũng cần quan tâm đến nó? Cùng VinShop giải mã nhé!
Giấy chứng từ là giấy gì? Khái niệm và vai trò trong kinh doanh
Nếu bạn đang vận hành cửa hàng, nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp hay chỉ đơn giản là theo dõi dòng tiền – chắc chắn bạn sẽ phải sử dụng đến giấy chứng từ. Hiểu đơn giản, đây là các loại giấy tờ ghi nhận, chứng minh một giao dịch hoặc quá trình vận chuyển đã diễn ra.
Giấy chứng từ là giấy gì? Đây là khái niệm bao trùm nhiều loại giấy tờ khác nhau như:
- Hóa đơn mua bán hàng hóa
- Phiếu xuất – nhập kho
- Biên nhận thanh toán
- Vận đơn hàng hóa (Bill of Lading)
- Giấy bảo hành, phiếu giao hàng
Chúng không chỉ là "bằng chứng" của giao dịch mà còn là căn cứ để kiểm kê, quyết toán thuế và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Dù là tiệm tạp hóa nhỏ hay chuỗi siêu thị lớn, việc lưu giữ giấy chứng từ luôn được thực hiện một cách cẩn thận.
Giấy chứng từ là giấy gì? (Ảnh: VietnamBiz)
Không có giấy chứng từ, bạn sẽ gặp rắc rối khi:
- Cần đối chiếu hàng hóa với nhà cung cấp
- Kiểm kê hàng tồn kho
- Hoàn thuế hoặc kê khai tài chính với cơ quan chức năng
- Xử lý khiếu nại, đổi trả
Trong năm 2025, xu hướng chuyển đổi số khiến việc lưu trữ giấy chứng từ chuyển dần sang bản điện tử. Tuy nhiên, với nhiều đơn vị bán lẻ, nhất là các cửa hàng truyền thống, giấy chứng từ bản in vẫn rất cần thiết và phổ biến.
Phân loại các loại giấy chứng từ thường gặp trong kinh doanh
Sau khi hiểu rõ giấy chứng từ là giấy gì, bạn sẽ thấy khái niệm này không phải chỉ gồm một loại giấy, mà là hệ thống nhiều loại giấy tờ liên quan đến giao dịch. Dưới đây là các nhóm giấy chứng từ phổ biến nhất mà chủ tiệm nên nắm rõ:
Hóa đơn và chứng từ tài chính
Đây là nhóm quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến dòng tiền và thanh toán.
- Hóa đơn bán hàng: Xác nhận việc mua – bán đã diễn ra, bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, giá và thuế.
- Biên lai thu tiền, phiếu chi: Dùng để ghi nhận các giao dịch tài chính đã hoàn tất, đặc biệt quan trọng trong quyết toán và thuế.
- Giấy nộp tiền, giấy chuyển khoản: Xác thực việc thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt.
Hóa đơn chứng từ tài chính (Ảnh: Thư viện Pháp luật)
Từ 2024, hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều đã chuyển sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, tại các vùng chưa số hóa hoàn toàn, giấy chứng từ bản in vẫn là căn cứ pháp lý quan trọng.
Giấy tờ liên quan đến vận chuyển hàng hóa
Đây là nhóm giấy chứng từ gắn liền với hoạt động nhập – xuất hàng.
- Phiếu giao hàng: Người bán lập khi giao hàng cho bạn, có chữ ký xác nhận để tránh nhầm lẫn, thiếu hàng.
- Phiếu xuất kho – nhập kho: Dùng để theo dõi hàng ra – vào kho, hỗ trợ kiểm kê định kỳ.
- Vận đơn (Bill of Lading): Được dùng khi hàng vận chuyển qua các đơn vị vận tải, ghi rõ điểm đi, điểm đến, mô tả hàng hóa và đơn vị giao nhận.
Chứng từ liên quan tới xuất nhập khẩu (Ảnh: HIU)
Giấy tờ pháp lý và hậu mãi
Ngoài hai nhóm trên, còn có các giấy tờ mang tính pháp lý hoặc liên quan đến dịch vụ hậu mãi:
- Giấy bảo hành: Bảo đảm chất lượng sản phẩm trong thời hạn nhất định.
- Hợp đồng mua bán: Nếu bạn ký kết với nhà cung cấp, thì đây là giấy chứng từ có giá trị pháp lý cao nhất.
- Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận giao nhận: Dùng trong các giao dịch có khối lượng lớn, mang tính kiểm tra kỹ lưỡng.
Chứng tờ pháp lý và hậu mãi (Ảnh: NPLaw)
Việc nắm rõ và lưu giữ đầy đủ những giấy tờ này giúp tiệm tạp hóa hoạt động bài bản, rõ ràng và tránh rủi ro về sau.
Xu hướng quản lý giấy chứng từ năm 2025: Từ truyền thống đến số hóa
Không thể phủ nhận, dù bạn có hiểu rõ giấy chứng từ là giấy gì, việc lưu trữ và quản lý chúng vẫn là thử thách nếu thiếu hệ thống phù hợp. Trong bối cảnh năm 2025, các xu hướng dưới đây đang định hình lại cách cửa hàng nhỏ và vừa tiếp cận với giấy chứng từ:
- Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng: Các app như VinShop POS giúp in và lưu trữ hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ tra cứu.
- Lưu trữ đám mây: Các nền tảng như Google Drive, OneDrive đang được nhiều chủ tiệm tận dụng để lưu ảnh chụp hóa đơn, phiếu giao hàng an toàn, tránh thất lạc.
- Đồng bộ hệ thống bán hàng - kế toán: Giúp cập nhật tức thời mọi loại giấy tờ tài chính, không cần ghi tay hay nhập liệu thủ công.
Xu hướng quản lý chứng từ trong bối cảnh số hóa (Ảnh: FreshBooks)
Tuy nhiên, không phải ai cũng sẵn sàng chuyển sang số hóa 100%. Một khảo sát của Nielsen năm 2024 cho thấy, 52% các chủ cửa hàng bán lẻ truyền thống tại Đông Nam Á vẫn ưu tiên bản in giấy chứng từ, đặc biệt là ở các vùng chưa có mạng ổn định. Vì vậy, lời khuyên dành cho bạn là:
- Sử dụng kết hợp cả giấy bản in và lưu trữ số
- Tạo thói quen sắp xếp giấy chứng từ theo ngày hoặc loại giao dịch
- Tận dụng các phần mềm miễn phí hoặc đơn giản để quản lý file ảnh hóa đơn, phiếu nhập
Việc này sẽ giúp bạn không bị "ngợp" mỗi khi cần kiểm tra chứng từ, đặc biệt là khi có kiểm toán, hoàn thuế, hoặc khi cần đối chiếu hàng hóa với nhà cung cấp.
FAQ - Câu hỏi thường gặp về giấy chứng từ là giấy gì
Tôi chỉ bán hàng nhỏ, không có kế toán, có cần giữ giấy chứng từ không?
Có. Dù quy mô nhỏ, bạn vẫn nên lưu hóa đơn, phiếu giao hàng để dễ kiểm hàng và xử lý khi có sự cố.
Giấy chứng từ và hóa đơn có khác nhau không?
Có. Hóa đơn là một loại giấy chứng từ. Giấy chứng từ là khái niệm rộng hơn, bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nữa như phiếu xuất kho, vận đơn, biên nhận…
Có thể dùng hình ảnh chụp hóa đơn thay cho giấy in không?
Được, nếu đó là hóa đơn điện tử và có mã xác thực hợp lệ. Tuy nhiên, với chứng từ pháp lý hoặc hợp đồng, bạn vẫn nên lưu bản giấy gốc.
Sau bài viết này, có lẽ bạn đã hiểu rõ hơn giấy chứng từ là giấy gì và vì sao nó không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào – dù bạn bán tạp hóa nhỏ lẻ hay phân phối hàng sỉ. Việc ghi chép, lưu trữ và kiểm soát giấy chứng từ giúp bạn vận hành hiệu quả hơn, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và bảo vệ quyền lợi của chính mình.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
