Khi bắt đầu kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ hay F&B, nhiều chủ cửa hàng thường đặt ra câu hỏi: “Chi phí đầu tư hệ thống POS là bao nhiêu và có thực sự cần thiết ngay từ đầu hay không?” Thực tế, POS không chỉ đơn thuần là phần mềm bán hàng mà còn là giải pháp quản lý toàn diện giúp tiết kiệm chi phí vận hành, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Để có quyết định đúng đắn, bạn cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí cũng như cân nhắc ngân sách đầu tư phù hợp với mô hình kinh doanh.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đầu tư POS
Dưới đây là những yếu tố chính quyết định đến chi phí đầu tư hệ thống POS:
- Quy mô và loại hình kinh doanh
Một quán cà phê nhỏ chắc chắn sẽ không cần hệ thống phức tạp như một siêu thị mini hay chuỗi cửa hàng. Quy mô càng lớn, nhu cầu về tính năng, số lượng thiết bị kết nối và khả năng quản lý tập trung càng cao, kéo theo chi phí đầu tư tăng.
- Loại hình POS
- POS Cloud-based (Dựa trên ứng dụng đám mây): Không cần cài đặt phức tạp, chỉ cần thiết bị kết nối Internet. Chi phí ban đầu thấp nhưng có thể phát sinh chi phí thuê bao hàng tháng.
- POS On-premise (Cài đặt tại chỗ): Yêu cầu máy chủ, cài đặt phần mềm và thường có chi phí đầu tư ban đầu cao hơn, phù hợp với doanh nghiệp lớn muốn tự quản lý dữ liệu.
- Thiết bị phần cứng đi kèm
Không chỉ có phần mềm, hệ thống POS còn bao gồm máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền và đôi khi cả thiết bị hỗ trợ thanh toán thẻ. Tùy nhu cầu, chủ cửa hàng có thể chọn mua trọn bộ hoặc chỉ những thiết bị thật sự cần thiết.
- Phần mềm và tính năng sử dụng
Phần mềm POS có nhiều gói từ cơ bản đến nâng cao. Một số tính năng mở rộng như quản lý kho, báo cáo tài chính chi tiết, tích hợp CRM, kết nối kênh bán hàng online,… có thể khiến chi phí tăng đáng kể.
Đầu tư hệ thống POS cần chú ý nhiều yếu tố (Ảnh: Tân Hưng Hà)
Chi phí đầu tư hệ thống POS là bao nhiêu theo từng hạng mục?
Dưới đây là bức tranh chi phí tổng thể qua các hạng mục chính giúp bạn hình dung rõ hơn.
Chi phí phần mềm
Thông thường, nhà cung cấp đưa ra hai hình thức: Mua trọn gói hoặc trả phí theo tháng.
- Trọn gói: Dao động từ 7 – 15 triệu đồng tùy nhà cung cấp và gói tính năng.
- Thuê bao hàng tháng: Khoảng 200.000 – 600.000 đồng/tháng, phù hợp với cửa hàng mới muốn tối ưu chi phí ban đầu.
Chi phí phần cứng
Tùy nhu cầu, bạn có thể chọn mua bộ cơ bản hoặc đầy đủ:
- Máy tính tiền/máy POS cảm ứng: 6 – 12 triệu đồng.
- Máy in hóa đơn: 2 – 4 triệu đồng.
- Máy quét mã vạch: 1 – 3 triệu đồng.
- Ngăn kéo đựng tiền: Khoảng 1 – 2 triệu đồng.
Bộ POS đầy đủ gồm nhiều phần cứng đi kèm (Ảnh: MISA)
Chi phí cài đặt và bảo trì
Một số nhà cung cấp miễn phí cài đặt nhưng với hệ thống phức tạp có thể thu từ 1 – 3 triệu đồng. Ngoài ra, chi phí bảo trì hàng năm khoảng 10 – 15% giá trị phần mềm.
Chi phí đào tạo nhân viên
Đây là phần nhiều cửa hàng bỏ qua nhưng lại quan trọng. Chi phí đào tạo phụ thuộc số lượng nhân sự và độ phức tạp của hệ thống. Với cửa hàng nhỏ, đào tạo cơ bản có thể miễn phí còn với chuỗi lớn thì mức phí có thể tính riêng.
Cách tối ưu chi phí đầu tư POS cho cửa hàng
Sau khi nắm được tổng quan về chi phí đầu tư hệ thống POS, câu hỏi tiếp theo là làm sao để tối ưu ngân sách.
Chủ cửa hàng nên đánh giá đúng nhu cầu hiện tại và kế hoạch phát triển trong 1 – 3 năm tới. Không nên chọn gói quá cơ bản khiến sau này phải nâng cấp liên tục nhưng cũng không cần đầu tư hệ thống quá phức tạp khi quy mô còn nhỏ.
Một số cách tối ưu có thể áp dụng:
- Bắt đầu với gói phần mềm thuê bao để tiết kiệm chi phí ban đầu.
- Mua thiết bị cũ còn tốt, đặc biệt là máy in hóa đơn hoặc máy quét mã vạch.
- Chọn nhà cung cấp có hỗ trợ nhiều dịch vụ đi kèm (cài đặt, đào tạo, bảo trì) để giảm chi phí phát sinh.
- Ưu tiên giải pháp cloud-based nếu cửa hàng chưa có đội ngũ IT riêng.
Tùy quy mô và nhu cầu để chọn hệ thống POS phù hợp (Ảnh: Tân Hưng Hà)
FAQ - Câu hỏi thường gặp về chi phí đầu tư hệ thống POS là bao nhiêu?
1. POS có miễn phí không?
Có một số phần mềm POS miễn phí, nhưng tính năng hạn chế. Với cửa hàng kinh doanh nghiêm túc, bạn nên chọn bản trả phí để ổn định và lâu dài.
2. Đầu tư POS một lần hay trả phí hàng tháng thì lợi hơn?
Tùy nhu cầu và khả năng tài chính. Trả phí hàng tháng phù hợp với cửa hàng nhỏ, trong khi mua trọn gói sẽ lợi hơn với chuỗi kinh doanh lớn cần sử dụng lâu dài.
3. Có thể dùng điện thoại hoặc máy tính bảng thay cho máy POS không?
Hoàn toàn có thể. Nhiều phần mềm POS hiện nay hỗ trợ chạy trên smartphone hoặc tablet giúp tiết kiệm chi phí thiết bị ban đầu.
Rõ ràng, việc xác định chi phí đầu tư hệ thống POS là bao nhiêu không có một con số cố định mà phụ thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh và lựa chọn giải pháp của từng cửa hàng. Điều quan trọng nằm ở việc bạn đầu tư đúng chỗ để tối ưu vận hành và hỗ trợ phát triển lâu dài. Nếu bạn đang băn khoăn hãy thử bắt đầu từ những gói cơ bản, trải nghiệm thực tế rồi mới nâng cấp, thay vì đầu tư dàn trải ngay từ đầu.
Xem thêm:
Khi nào chủ shop nên chọn mua hay thuê máy POS?
Hướng dẫn chi tiết cách sao kê giao dịch trong máy POS nhanh chóng
.jpg)
.png)
