Invoice là gì? Khác gì so với hóa đơn thông thường?

Trong lĩnh vực tài chính, kế toán và thương mại, khái niệm invoice không còn xa lạ. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn giữa invoice và hóa đơn thông thường, đặc biệt trong môi trường kinh doanh quốc tế. Vậy invoice là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây để hiểu đúng và sử dụng invoice một cách hiệu quả nhất trong hoạt động kinh doanh của bạn.

Invoice là gì và tại sao lại quan trọng trong giao dịch?

Invoice là một loại chứng từ do người bán phát hành để yêu cầu người mua thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Đây là loại tài liệu quan trọng thể hiện rõ ràng:

• Thông tin bên bán và bên mua
• Danh sách sản phẩm/dịch vụ đã bán
• Số lượng, đơn giá, tổng tiền
• Thuế suất (nếu có)
• Điều khoản thanh toán

Không chỉ đơn thuần là một phiếu thu, invoice còn đóng vai trò như một bằng chứng pháp lý trong các giao dịch thương mại, đặc biệt trong giao dịch quốc tế. Tuỳ vào mục đích sử dụng, invoice có thể chia thành nhiều loại:

• Proforma Invoice: Hóa đơn tạm thời, thường dùng khi báo giá
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại chính thức, dùng cho thanh toán
• Tax Invoice: Hóa đơn thuế, thể hiện số thuế cụ thể
• Credit Invoice: Hóa đơn điều chỉnh giảm (khi hàng bị trả lại hoặc chiết khấu)
• Debit Invoice: Hóa đơn điều chỉnh tăng

Sử dụng đúng loại invoice giúp tránh các rủi ro pháp lý (Nguồn: Phước Tấn)

So sánh invoice và hóa đơn thông thường

Sau đây là các điểm giống nhau giữa invoice và hóa đơn thông thường:

• Ghi nhận giao dịch bán hàng hóa/dịch vụ
• Dùng làm căn cứ thanh toán
• Có giá trị pháp lý trong một số trường hợp

Điểm khác biệt chính giữa invoice và hóa đơn thông thường:

Một invoice chuẩn cần có các thành phần cơ bản sau:

• Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)
• Số invoice và ngày lập: Đảm bảo tính hệ thống và dễ theo dõi
• Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Chi tiết từng mặt hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng
• Tổng số tiền thanh toán: Có thể bao gồm hoặc không bao gồm thuế
• Điều khoản thanh toán: Hạn thanh toán, hình thức chuyển khoản, tiền tệ sử dụng
• Chữ ký và đóng dấu (nếu cần)

Tìm hiểu các thành phần cơ bản của một invoice chuẩn (Nguồn: ASL)

FAQ – Câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu invoice là gì

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu invoice là gì:

Invoice có bắt buộc trong mọi giao dịch không?

Không. Invoice thường được sử dụng trong các giao dịch quốc tế hoặc với doanh nghiệp nước ngoài. Trong nội địa, doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hóa đơn tài chính theo quy định.

Invoice có thay thế được hóa đơn thuế GTGT ở Việt Nam không?

Không thể. Invoice là chứng từ yêu cầu thanh toán còn hóa đơn GTGT là chứng từ bắt buộc theo luật thuế. Nếu hoạt động trong nước, bạn vẫn cần lập hóa đơn thuế để hợp thức hóa kê khai.

Có thể tự thiết kế mẫu invoice cho doanh nghiệp không?

Có. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu invoice phù hợp, miễn là đảm bảo đủ thông tin cơ bản và đáp ứng yêu cầu của đối tác. Tuy nhiên, nếu dùng để xuất trình trong các thủ tục hải quan nên tuân thủ mẫu phổ biến quốc tế.

Qua bài viết này, bạn đã biết được invoice là gì, điểm khác biệt giữa invoice và hóa đơn thông thường cũng như những lưu ý khi lập invoice đúng chuẩn. Việc hiểu rõ bản chất của các loại chứng từ trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.

Xem thêm: 

Cách lập 1 invoice chuẩn theo đúng quy định

Chi phí nào được khấu trừ khi doanh nghiệp báo lỗ?