Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi: hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã thực sự khác nhau ở điểm nào và đối tượng nào sẽ phải dùng loại nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết giúp bạn dễ dàng phân biệt hai loại hóa đơn này để áp dụng đúng quy định, đồng thời tránh những sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng.
Sự khác nhau cơ bản giữa hóa đơn (HĐ) có mã và hóa đơn (HĐ) không có mã
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP:
- HĐ có mã là hóa đơn được cơ quan Thuế cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua.
- HĐ không có mã là hóa đơn do doanh nghiệp phát hành và gửi trực tiếp cho người mua, không cần sự cấp mã từ cơ quan Thuế.
Về đối tượng áp dụng:
- HĐ có mã thường được áp dụng với doanh nghiệp mới thành lập, hộ cá nhân kinh doanh hoặc những đơn vị được xếp vào nhóm có rủi ro cao về thuế. Ngoài ra, các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, bán lẻ dược phẩm, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp… cũng bắt buộc sử dụng loại hóa đơn này.
- HĐ không có mã lại phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có uy tín, có hạ tầng công nghệ và giao dịch tài chính minh bạch. Ví dụ như ngành điện lực, xăng dầu, viễn thông, vận tải, ngân hàng, bảo hiểm hay các tập đoàn thương mại điện tử.
Tìm hiểu HĐ có mã và HĐ không có mã khác nhau như thế nào? (Nguồn: Kế Toán Thiên Ưng)
Quy trình lập và phát hành hóa đơn
Với HĐ có mã, doanh nghiệp sẽ thực hiện lập hóa đơn trên phần mềm, ký số và gửi đến cơ quan Thuế để được cấp mã. Hệ thống của cơ quan Thuế sẽ tự động xác nhận và trả kết quả, sau đó hóa đơn mới được gửi cho khách hàng. Toàn bộ quá trình này đảm bảo tính minh bạch và hạn chế gian lận thuế.
Ngược lại, HĐ không có mã được lập trực tiếp trên phần mềm của doanh nghiệp, ký số và gửi cho khách hàng ngay lập tức. Do không cần qua bước xác thực của cơ quan Thuế, quá trình phát hành nhanh hơn nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống công nghệ và trách nhiệm quản lý cao hơn.
Hình thức gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn
Về cơ bản, cả HĐ có mã và HĐ không có mã đều được gửi qua phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua. Điểm khác biệt nằm ở dữ liệu kết nối với cơ quan Thuế. Cụ thể như sau:
- Với HĐ có mã, thông tin sẽ được đồng bộ trực tiếp khi phát hành.
- Với HĐ không có mã, doanh nghiệp phải định kỳ chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế theo đúng quy định.
Đặc biệt, thời hạn lưu trữ của cả hai loại đều có thể lên tới 10 năm nhưng hình thức quản lý và kiểm soát dữ liệu sẽ khác nhau tùy theo hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng.
Ưu và nhược điểm của từng loại hóa đơn
Mỗi loại hóa đơn đều có ưu và nhược điểm riêng, việc lựa chọn phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.
- HĐ có mã: Ưu điểm là độ an toàn cao, minh bạch, hạn chế sai phạm về thuế. Nhược điểm là quy trình phát hành mất thêm một bước xác thực, đôi khi tốn thời gian hơn.
- HĐ không có mã: Ưu điểm là nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp với doanh nghiệp có giao dịch lớn và thường xuyên. Nhược điểm là yêu cầu doanh nghiệp phải có uy tín, hạ tầng công nghệ và tuân thủ nghiêm ngặt trách nhiệm báo cáo.
Mỗi loại hóa đơn đều có ưu và nhược điểm riêng (Nguồn: MISA)
FAQ – Câu hỏi thường gặp về hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về về hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã:
1. Doanh nghiệp mới thành lập nên dùng hóa đơn nào?
Thông thường, doanh nghiệp mới thành lập sẽ được yêu cầu dùng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro gian lận.
2. Hóa đơn không có mã có hợp pháp không?
Có. Hóa đơn không có mã hoàn toàn hợp pháp nếu doanh nghiệp thuộc nhóm được phép sử dụng và tuân thủ đúng quy định về kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế.
3. Có thể chuyển đổi từ hóa đơn có mã sang hóa đơn không có mã không?
Có thể. Doanh nghiệp khi đáp ứng đủ điều kiện về doanh thu, hệ thống công nghệ và uy tín giao dịch sẽ được cơ quan Thuế xem xét chuyển sang dùng hóa đơn không có mã.
Qua những phân tích trên, có thể thấy hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã khác nhau từ khái niệm, đối tượng áp dụng cho tới quy trình phát hành và quản lý. Dù doanh nghiệp sử dụng loại nào thì cũng cần đảm bảo tuân thủ đúng quy định, đồng thời chọn giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
