Trong thời đại số hóa, máy POS (Point of Sale) không còn xa lạ với các cửa hàng, quán cafe, siêu thị hay doanh nghiệp bán lẻ. Nhưng bên cạnh việc lựa chọn thiết bị phần cứng phù hợp, một câu hỏi thường gặp là: Có cần phần mềm riêng khi mua máy POS không? Bài viết sẽ giúp bạn làm rõ thắc mắc này và đưa ra những lưu ý quan trọng xoay quanh việc sử dụng phần mềm riêng cho máy POS.
Vì sao cần quan tâm đến phần mềm riêng khi mua máy POS?
Không chỉ là thiết bị thanh toán, máy POS hiện nay đóng vai trò là trung tâm quản lý bán hàng. Do đó, việc lựa chọn phần mềm kèm theo cũng quan trọng không kém. Dưới đây là lý do bạn nên cân nhắc dùng phần mềm riêng cho máy POS:
- Tối ưu quy trình vận hành: Phần mềm riêng giúp thiết kế theo quy trình bán hàng cụ thể, không bị rườm rà như phần mềm tích hợp sẵn.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể điều chỉnh giao diện, chức năng theo nhu cầu từng ngành nghề.
- Kết nối với hệ thống khác: Đồng bộ với phần mềm kế toán, quản lý kho, CRM hay hệ thống thương mại điện tử.
- Tăng hiệu quả kinh doanh: Tự động hóa nhiều khâu như in hóa đơn, báo cáo doanh thu, theo dõi tồn kho.
- Hạn chế phụ thuộc vào nhà cung cấp máy POS: Khi có phần mềm riêng, bạn dễ dàng chuyển đổi nhà cung cấp thiết bị mà không ảnh hưởng đến dữ liệu.
Nhiều lợi ích khi dùng phần mềm riêng cho máy POS (Nguồn: DanTriSoft)
Khi nào bạn cần phần mềm riêng cho máy POS?
Không phải ai cũng bắt buộc dùng phần mềm riêng. Vậy trong trường hợp nào bạn nên đầu tư phần mềm POS độc lập? Những trường hợp dưới đây rất cần phần mềm riêng:
- Doanh nghiệp có quy mô trung bình đến lớn: Cần báo cáo chi tiết, phân quyền người dùng, quản lý đa chi nhánh.
- Mô hình kinh doanh phức tạp: Cửa hàng có quy trình bán hàng riêng biệt, cần nhiều tính năng mở rộng như giao hàng, tích điểm, chương trình khuyến mãi.
- Muốn phát triển kinh doanh lâu dài: Việc đầu tư phần mềm riêng giúp mở rộng dễ dàng trong tương lai.
- Không muốn bị giới hạn bởi phần mềm có sẵn của máy POS: Nhiều thiết bị chỉ có phần mềm cơ bản, không thể tùy biến.
Lưu ý khi chọn phần mềm riêng cho máy POS
Quyết định dùng phần mềm riêng là đầu tư nghiêm túc. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố sau để lựa chọn hiệu quả. Sau đây là một số điểm quan trọng bạn nên ghi nhớ:
- Tính tương thích: Phần mềm phải tương thích với phần cứng của máy POS (Android, Windows hay iOS).
- Giao diện thân thiện, dễ dùng: Giúp nhân viên thao tác nhanh, giảm thời gian đào tạo.
- Tính năng phù hợp ngành nghề: Ví dụ quán cafe cần tính năng in tem đồ uống, nhà hàng cần chia bàn, chia bill…
- Hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật thường xuyên: Đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và không lỗi thời.
- Chi phí trọn gói rõ ràng: Tránh phát sinh chi phí ẩn như phí bảo trì, nâng cấp.
Lưu ý khi chọn phần mềm riêng cho máy POS (Nguồn: Tuha)
FAQ - Câu hỏi thường gặp về phần mềm riêng khi mua máy POS
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về phần mềm riêng khi mua máy POS:
1. Có nên chọn máy POS có phần mềm tích hợp sẵn không?
Nếu bạn là cửa hàng nhỏ, chỉ cần tính tiền cơ bản thì phần mềm tích hợp sẵn có thể đủ dùng. Tuy nhiên về lâu dài, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm riêng cho máy POS để mở rộng tính năng và tối ưu hoạt động.
2. Phần mềm riêng có cần mua bản quyền không?
Có. Đa số phần mềm riêng là phần mềm trả phí, có thể dạng trả theo tháng hoặc mua trọn gói. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được nhiều tính năng nâng cao và hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ.
3. Có thể thay đổi phần mềm POS sau khi đã sử dụng không?
Hoàn toàn có thể. Nhưng bạn cần sao lưu dữ liệu và kiểm tra phần mềm mới có tương thích với máy POS cũ không. Do đó, chọn đúng phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Vậy có cần phần mềm riêng khi mua máy POS không? Câu trả lời là: Tùy thuộc vào nhu cầu vận hành và quy mô kinh doanh của bạn. Với các mô hình chuyên nghiệp, quy trình phức tạp hoặc muốn mở rộng kinh doanh lâu dài, việc đầu tư phần mềm riêng là lựa chọn nên cân nhắc nghiêm túc. Ngược lại, nếu bạn đang vận hành cửa hàng nhỏ và chưa có nhiều yêu cầu đặc biệt thì phần mềm đi kèm máy POS có thể đã đủ dùng.
Xem thêm:
.jpg)
.png)
