Cách kiểm tra giao dịch đã thực hiện trên máy POS quẹt thẻ

Kiểm tra giao dịch đã thực hiện trên máy POS quẹt thẻ là thao tác quan trọng giúp chủ cửa hàng, kế toán hoặc nhân viên thu ngân quản lý doanh thu hiệu quả. Việc đối soát giao dịch kịp thời còn giúp phát hiện sớm sai lệch hoặc gian lận trong quá trình thanh toán.

Vì sao cần kiểm tra giao dịch trên máy POS?

Máy POS (Point Of Sale) giúp chấp nhận thanh toán bằng thẻ ngân hàng hoặc mã QR một cách nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, nếu không kiểm tra thường xuyên các giao dịch đã thực hiện, người dùng rất dễ bỏ sót những sai lệch phát sinh.

Việc kiểm tra giao dịch POS mang lại nhiều lợi ích:

• Giúp đối chiếu số tiền thanh toán thực tế với sổ sách.
• Phát hiện giao dịch lỗi, bị từ chối hoặc hoàn tiền nhầm.
• Bảo vệ quyền lợi của khách hàng và doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kế toán tổng hợp doanh thu nhanh chóng và chính xác.

Máy POS giám sát chặt chẽ các giao dịch giúp giảm thiểu sai sót tài chính (Ảnh: mPos)

Cách kiểm tra giao dịch đã thực hiện trên máy POS quẹt thẻ

Mỗi dòng máy POS sẽ có thao tác khác nhau nhưng quy trình kiểm tra thường gồm các bước sau.

Kiểm tra trực tiếp trên thiết bị POS

Hầu hết các máy POS đều có chức năng "Tra cứu giao dịch" ngay trên màn hình chính hoặc trong phần "Cài đặt".

Các bước thực hiện:

• Chọn Menu chính trên máy POS.
• Vào mục "Báo cáo" hoặc "Giao dịch đã thực hiện".
• Chọn "Xem chi tiết" theo ngày hoặc theo ca làm việc.
• Xem danh sách các giao dịch, bao gồm: Mã đơn hàng, số tiền, loại thẻ, trạng thái giao dịch (thành công, bị từ chối).
• Có thể chọn in lại hóa đơn nếu cần lưu trữ chứng từ.

Tra cứu giao dịch qua phần mềm quản lý hoặc ứng dụng ngân hàng

Đối với máy POS cấp bởi ngân hàng (Vietcombank, BIDV, TPBank...), bạn có thể sử dụng ứng dụng quản lý merchant để tra cứu:

• Đăng nhập tài khoản merchant.
• Vào mục “Lịch sử giao dịch”.
• Lọc theo thời gian hoặc số máy POS để xem chi tiết.
• Hỗ trợ tải file Excel hoặc báo cáo tổng hợp theo tháng.

Nhiều ngân hàng hiện cung cấp app riêng để quản lý máy POS (Ảnh: Home Credit)

FAQ - Câu hỏi thường gặp về cách kiểm tra giao dịch máy POS quẹt thẻ

Trong quá trình kiểm tra giao dịch đã thực hiện trên máy POS quẹt thẻ, không ít người gặp phải các tình huống phát sinh. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến và câu trả lời cụ thể.

• Máy POS có lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch không?

Có. Hầu hết các dòng máy POS hiện nay đều lưu lại lịch sử giao dịch trong bộ nhớ thiết bị. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra qua nhật ký in hóa đơn hoặc truy xuất dữ liệu trên hệ thống quản lý giao dịch do ngân hàng cung cấp.

• Có thể kiểm tra giao dịch POS qua điện thoại không?

Có thể. Một số ngân hàng như Vietcombank, BIDV, Techcombank hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi giao dịch POS thông qua app hoặc tài khoản doanh nghiệp trực tuyến. 

• Nếu máy POS mất điện hoặc mất mạng có tra cứu được giao dịch không?

Được. Giao dịch vẫn được lưu tạm trên máy và sẽ tự động cập nhật lại hệ thống khi có kết nối trở lại. Trong trường hợp nghi ngờ thất thoát, bạn nên liên hệ trực tiếp ngân hàng để đối soát.

Nắm rõ cách kiểm tra giao dịch đã thực hiện trên máy POS quẹt thẻ là kỹ năng không thể thiếu đối với chủ cửa hàng và nhân viên thu ngân. Tùy theo dòng máy, bạn có thể thực hiện tra cứu ngay trên thiết bị hoặc tra cứu qua phần mềm của ngân hàng. Kiểm tra định kỳ giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kinh doanh, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro tài chính không đáng có.

Xem thêm: 

Máy POS quẹt thẻ có thể tích hợp thanh toán QR không?

Máy POS cầm tay có hỗ trợ thanh toán QR và thẻ ngân hàng không?