Cách tối ưu và quản lý dòng tiền trong kinh doanh bán lẻ hiệu quả nhất

Một trong những yếu tố quan trọng để duy trì sự ổn định trong kinh doanh tạp hóa là phải biết cách quản lý dòng tiền hiệu quả. Cho dù lợi nhuận cửa hàng có cao như thế nào nhưng việc kiểm soát dòng tiền không đúng cách, dẫn tới thiếu hụt sẽ khiến công việc kinh doanh đi xuống. Dưới đây, VinShop sẽ hướng dẫn các chủ tiệm quản lý dòng tiền trong kinh doanh một cách khoa học nhất.

TẠO MÃ QR CỬA HÀNG NGAY

1. Giải đáp: Quản lý dòng tiền trong kinh doanh là gì?

Quản lý dòng tiền trong kinh doanh là quá trình theo dõi, điều chỉnh và tối ưu hóa là số tiền thu - chi của cửa hàng tạp hóa. Dòng tiền sẽ gồm 2 chiều:

• Tiền đến từ hoạt động mua hàng của khách hàng.
• Tiền mà chủ tiệm bỏ ra để nhập hàng, trả tiền lương nhân viên, chi phí vận hành (thuê mặt bằng, tiền điện, nước, mạng internet, mua sắm trang thiết bị, nâng cấp, cải tạo,..).

2. Hướng dẫn cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh bán lẻ

2.1 Quản lý tiền mặt

Theo dõi số dư tiền mặt hàng ngày, đảm bảo có đủ tiền để thanh toán các khoản phải trả và thực hiện giao dịch mua bán. Cân nhắc việc sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt như thẻ tín dụng, ví điện tử, quét mã QR để giảm rủi ro và tăng tính tiện lợi.

2.2 Lập kế hoạch thu chi

Để có thể quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả, chủ tiệm tạp hóa cần lập 1 bản kế hoạch thu nhập và chi tiêu hàng tháng. Điều này giúp bạn dự trù tiền vào và tiền ra, ưu tiên các khoản chi quan trọng và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực tài chính.

2.3 Dự trù chi phí

Một lưu ý khi quản lý dòng tiền là luôn có 1 khoản được bỏ ra để dự trù cho các khoản phát sinh bất chợt hoặc rủi ro không lường trước. Tránh trường hợp không xoay kịp tiền ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

2.4 Quản lý bằng sổ sách

Sử dụng sổ sách để ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính là cách truyền thống vẫn đang được nhiều chủ tiệm áp dụng. Họ sẽ ghi lại các khoản thu, chi, công nợ và các khoản phải trả. Điều này giúp chủ tiệm có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của cửa hàng tạp hóa.

Tuy nhiên, cách làm thủ công này chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ, số lượng, chủng loại mặt hàng ít. Còn với các cửa hàng có quy mô lớn hơn sẽ tốn nhiều thời gian ghi chép, tính toán, dễ bị thất thoát, khó đối soát khi sai sót. Chưa kể, nếu làm mất sổ thì toàn bộ thông tin thu chi của cửa hàng cũng bị mất theo và đây là rủi ro rất lớn.

2.5 Quản lý bằng file Excel

Mặc dù việc tạo ra các file Excel trên máy tính sẽ giúp việc quản lý tài chính, theo dõi thu chi, tính toán lợi nhuận chính xác hơn. Nhưng để sử dụng ứng dụng này hiệu quả, bạn cần nắm được các công thức tính toán và tạo được 1 mẫu file quản lý dòng tiền khoa học.

Thêm vào đó, với những file làm trên máy tính, chủ tiệm khó nắm bắt được khi không có mạng hay có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Chưa kể nếu nhập liệu sai sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ dữ liệu, mất thời gian kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật.

2.6 Quản lý bán hàng thông minh bằng ứng dụng VinShop

Không tốn kém chi phí mua máy tính, máy POS quẹt thẻ hay các phần mềm quản lý bán hàng, chỉ cần là đối tác của Vinshop, các chủ tiệm tạp hóa sẽ được hỗ trợ miễn phí trọn đời công cụ quản lý bán hàng thông minh tích hợp ngay trên điện thoại cá nhân.

Ứng dụng VinShop có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dùng. Chỉ cần được hướng dẫn qua một vài lần là ai cũng có thể sử dụng thành thạo các tính năng được tích hợp sẵn. Trong đó, nổi bật nhất chính là tính năng quản lý bán hàng không cần sổ sách (POS – point of sale). Các chủ tiệm tạp hóa có thể thảnh thơi hơn rất nhiều trong quá trình vận hành cửa tiệm, hạn chế sai sót, thất thoát, không phải nhớ giá sản phẩm quá nhiều.

• Quản lý đơn hàng: Chủ tiệm biết được trên đơn hàng vừa bán có những sản phẩm gì, số lượng bán ra của từng loại sản phẩm, giá bán, giá chiết khấu, hàng tồn trong kho,… Tất cả thông tin này đều được lưu trữ và chủ tiệm có thể kiểm tra, thống kê hàng ngày, theo tuần hoặc theo tháng để chốt doanh số.
• Quản lý doanh thu hiệu quả: Theo dõi được thông tin nhập hàng (thời điểm, số lượng, giá nhập), bán hàng, giá bán sản phẩm, lượng hàng tồn kho của tất cả sản phẩm trong cửa hàng. Điều này giúp quản lý doanh thu minh bạch, rõ ràng hơn. Bạn có thể xem báo cáo định kỳ để tối ưu hiệu quả bán hàng của mình.
• Tính tiền nhanh chóng: Thay vì phải đầu tư một hệ thống máy tính tiền cồng kềnh, với nhiều thiết bị hỗ trợ như in hóa đơn, in mã vạch, máy quét mã thì chủ tiệm có thể dùng ứng dụng VinShop như 1 chiếc máy POS bán hàng thông minh, có thể quét mã vạch/mã QR sản phẩm, chỉnh sửa giá bán/ưu đãi ngay khi bán. Điều này tạo sự tiện lợi cho cả người mua hàng cũng như tăng tính chuyên nghiệp cho cửa hàng.
• Quản lý chặt chẽ các khoản nợ: Tính năng này được thiết kế riêng cho các chủ tiệm tạp hóa có khách hàng quen, hay “mua chịu”, nhận hàng trước và thanh toán sau. Chủ tiệm sẽ dễ dàng theo dõi, cập nhật trạng thái Xóa nợ hoặc Trả hết nợ cho khách hàng.

Đặc biệt, với ứng dụng VinShop chủ tiệm có thể đặt được cả trăm mặt hàng khác nhau mọi lúc, mọi nơi với mức giá tốt nhất cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn. Không cần tốn thời gian, công sức đi khảo giá hay gọi điện cho nhà cung cấp, tiếp nhân viên thị trường. Hàng hóa được đóng gói và giao ngay ngày hôm sau mà không phải chờ đợi.

3. Lợi ích khi quản lý dòng tiền trong kinh doanh

• Giảm thiểu chi phí, giúp quá trình kinh doanh của cửa hàng tạp hóa ổn định hơn.
• Quản lý dòng tiền đúng cách sẽ giúp tối ưu lợi nhuận, giảm thất thoát trong kinh doanh.
• Đây là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các chiến lược tiếp thị phù hợp.
• Đối phó tốt hơn khi gặp phải rủi ro hay giai đoạn khó khăn không lường trước (dịch bệnh, cháy nổ, thu hồi/đổi mặt bằng,...)

Dù là cửa hàng lớn hay tiệm tạp hóa nhỏ thì việc quản lý thu chi chính xác, minh bạch là điều vô cùng quan trọng. Nó quyết định mức độ an toàn và ổn định trong hoạt động buôn bán. Vậy nên, chủ tiệm hãy tải ngay app VinShop để nhập hàng nhanh chóng với giá cực ưu đãi và quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả nhất nhé!